Процесс внесения изменений в BL
Неправильное имя грузополучателя, ошибка в названии порта, неверный вес — ошибки в BL случаются еженедельно. Каждое изменение стоит денег и времени. Вот как исправить их быстро и предотвратить их появление.
Когда требуется внесение изменений в BL?
Не каждое изменение требует официального внесения изменений. Знайте разницу между тем, что вы можете исправить сами, и что требует вмешательства перевозчика.
Ошибка в грузополучателе или стороне для уведомления
КритичноНеправильное название компании, опечатка в имени или неверный адрес. Это самое распространённое изменение и самое критичное — неправильный грузополучатель означает, что груз не может быть выдан.
Несоответствие описания груза
ВысокаяНеверное описание товара, неправильный HS code или отсутствующие маркировки специальной обработки. Вызывает задержки на таможне в пункте назначения, если не соответствует коммерческому инвойсу.
Ошибка в весе или измерениях
СредняяНеправильный вес брутто, вес нетто или данные CBM. Небольшие расхождения (до 5%) могут быть допустимы, но более крупные ошибки вызывают нарушения VGM или таможенную инспекцию.
Ошибка в номере контейнера или пломбы
КритичноОпечатка в номере контейнера или номере пломбы. Должно точно совпадать с физическим контейнером — любое несоответствие блокирует выдачу груза на терминале.
Ошибка в порту погрузки/выгрузки
КритичноНеправильный код порта или название порта. Редко, но катастрофично — груз может быть отправлен не по адресу. Изменение порта выгрузки после отхода судна может быть невозможно.
Ошибка в маркировке и номерах
Отгрузочная маркировка в BL не соответствует фактической маркировке груза. Обычно ошибка копирования из SI. Менее срочна, чем ошибки в грузополучателе, но всё равно требует исправления.
Процесс внесения изменений — Шаг за шагом
Время определяет стоимость. Изменения до выдачи BL дёшевы. После выдачи они быстро дорожают.
Выявить ошибку
Внимательно проверьте черновик BL в сравнении с вашими инструкциями по отгрузке, коммерческим инвойсом, упаковочным листом и условиями аккредитива (если применимо). Проверьте каждое поле — грузополучателя, сторону для уведомления, описание, вес, маркировку, номера контейнеров, названия портов.
Запросить изменение до завершения BL
Если черновик BL ещё не завершён, отправьте электронное письмо документационной команде перевозчика с точными требуемыми исправлениями. Укажите номер бронирования и номер BL. Большинство перевозчиков обрабатывают исправления до выдачи бесплатно или за номинальную плату ($25–50).
Если BL уже выдан — подать официальный запрос на изменение
После выдачи BL изменения требуют официального запроса. Предоставьте: номер оригинального BL, поля для изменения, правильную информацию и причину изменения. Перевозчик взимает сбор за изменение ($50–200 за каждое изменение, за каждый BL).
Сдать оригинал BL (если применимо)
Для оригинальных BL вам может потребоваться вернуть физические оригиналы перевозчику, прежде чем они обработают изменение. Для отгрузок с telex-release или морской накладной этот шаг пропускается.
Перевозчик обрабатывает и переиздаёт
Перевозчик обновляет BL в своей системе и выдаёт исправленную версию. Время обработки: 1–3 дня для незначительных изменений, до 5 дней для сложных изменений. Некоторые перевозчики взимают дополнительную плату за срочную обработку в тот же день.
Проверить исправленный BL
Немедленно проверьте изменённый BL. Убедитесь, что исправление применено правильно И что не появились новые ошибки. Это случается чаще, чем вы думаете — перевозчик исправляет одно поле и портит другое.
Стоимость изменений в зависимости от времени
Чем раньше вы обнаружите ошибку, тем дешевле она обойдётся. После отхода судна расходы увеличиваются.
| Этап | Типичная стоимость | Время обработки |
|---|---|---|
| Во время проверки черновика BL | Бесплатно – $25 | В тот же день |
| После выдачи BL, до отхода судна | $50–100 | 1–2 дня |
| После отхода судна, до прибытия | $100–200 | 2–3 дня |
| После прибытия судна в порт назначения | $150–500 | 3–5 дней |
| После выгрузки груза с оплатой по аккредитиву | $200–500 + банковские комиссии | 5–10 дней |
Как предотвратить ошибки в BL
Лучшее изменение — то, которое вам никогда не понадобится. Встройте эти проверки в свой рабочий процесс.
Дважды проверяйте SI перед отправкой
80% ошибок в BL возникают в инструкциях по отгрузке. Попросите второго человека проверить SI перед отправкой перевозчику. Используйте чек-лист: правописание грузополучателя, сторона для уведомления, описание товара, HS code, вес, маркировка.
Сверяйте с коммерческим инвойсом
Описание груза в BL должно точно совпадать с коммерческим инвойсом. Если в инвойсе указано 'Автомобильные запчасти HS 8708.99', в BL должно быть то же самое. Любое несоответствие = таможенная проблема.
Сверяйте BL с условиями аккредитива
Для отгрузок по аккредитиву сравните каждое поле BL с требованиями аккредитива ДО того, как перевозчик завершит его. Банки отклоняют документы за одно несоответствующее слово.
Проверяйте черновик BL в течение 24 часов
Когда перевозчик отправляет черновик BL, проверяйте его немедленно — не в день до крайнего срока изменения. Раннее обнаружение ошибок означает бесплатные исправления вместо сборов за изменение в $200.
Создавайте шаблоны SI для постоянных клиентов
Для клиентов, с которыми вы регулярно отгружаете, создавайте шаблоны SI с предзаполненными реквизитами грузополучателя, описаниями товаров и маркировкой. Ошибки копирования из одной отгрузки в другую — основная причина изменений.
Подтверждайте номера контейнеров из EIR
Не полагайтесь на подтверждение бронирования для номеров контейнеров. Используйте фактические номера контейнеров из акта приёма-передачи оборудования (EIR), выданного при получении контейнера. В подтверждениях бронирования иногда указываются временные номера.
Frequently Asked Questions
Ваш следующий контейнер, загружен идеально.
Начните бесплатно. Без кредитной карты. Без установки.
Начать планирование бесплатно