Процес внесення змін до коносаменту
Неправильна назва вантажоодержувача, помилка у порту, неправильна вага — помилки у BL трапляються щотижня. Кожна зміна коштує грошей і часу. Ось як швидко їх виправити та запобігти цьому.
Коли потрібне виправлення коносаменту?
Не кожна зміна вимагає офіційного виправлення. Знайте різницю між тим, що можна виправити самостійно, і тим, що потребує втручання перевізника.
Помилка у вантажоодержувача або сторони, яку слід повідомити
КритичноНеправильна назва компанії, помилка у написанні або неправильна адреса. Це найпоширеніша причина виправлення коносаменту і найкритичніша — неправильний вантажоодержувач означає, що вантаж не буде випущений.
Невідповідність опису вантажу
ВисокаНеправильний опис товару, неправильний код ГС або відсутні спеціальні позначки для обробки. Це може спричинити затримки на митниці в пункті призначення, якщо не відповідає комерційному рахунку-фактурі.
Помилка у вазі або вимірах
СередняНеправильна загальна вага, чиста вага або об'єм у кубічних метрах. Невеликі розбіжності (менше 5%) можуть бути допущені, але більші помилки призводять до порушень VGM або митної перевірки.
Помилка у номері контейнера або пломби
КритичноОрфографічна помилка у номері контейнера або номері пломби. Повинно повністю збігатися з фізичним контейнером — будь-яка невідповідність блокує випуск вантажу на терміналі.
Помилка у порту відвантаження / розвантаження
КритичноНеправильний код або назва порту. Рідкісний, але руйнівний випадок — вантаж може бути відправлений не за адресою. Зміна порту розвантаження після відправлення судна може бути неможливою.
Помилка у маркуванні та номерах
Маркування на коносаменті не збігається з фактичним маркуванням вантажу. Зазвичай це помилка копіювання з відвантажувальної інструкції. Менш термінова, ніж помилки у вантажоодержувачі, але все ж потребує виправлення.
Процес внесення змін — поетапно
Час визначає вартість. Внесення змін до випуску коносаменту до його випуску — дешеве. Після випуску вони стають дуже дорогими швидко.
Визначте помилку
Ретельно перевірте проект коносаменту у порівнянні з вашими інструкціями щодо відвантаження, комерційним рахунком-фактурою, упаковочним листом та умовами акредитиву (за наявності). Перевірте кожне поле — отримувач, сторона для повідомлення, опис, вага, мітки, номери контейнерів, назви портів.
Запитайте про внесення змін до остаточного випуску коносаменту
Якщо проект коносаменту ще не випущений остаточно, надішліть електронний лист до групи документації перевізника з точним описом необхідних виправлень. Вкажіть номер бронювання та номер коносаменту. Більшість перевізників обробляють виправлення до випуску безкоштовно або за номінальну плату ($25–50).
Якщо коносамент вже випущений — подайте офіційний запит на внесення змін
Після випуску коносаменту внесення змін вимагає офіційного запиту. Надайте: оригінальний номер коносаменту, поля для зміни, правильну інформацію та причину внесення змін. Перевізник стягне плату за внесення змін ($50–200 за зміну, за кожен коносамент).
Поверніть оригінал коносаменту (за наявності)
Для оригінальних коносаментів вам може знадобитися повернути фізичні оригінали перевізнику перед тим, як вони оброблять внесення змін. Для коносаментів, випущених по телексу або морських накладних, цей крок пропускається.
Перевізник обробляє та випускає новий коносамент
Перевізник оновлює коносамент у своїй системі та випускає виправлену версію. Час обробки: 1–3 дні для незначних змін, до 5 днів для складних змін. Деякі перевізники стягують додаткову плату за термінову/того ж дня обробку.
Перевірте виправлений коносамент
Негайно перевірте виправлений коносамент. Переконайтеся, що виправлення застосовано правильно ТА що не було внесено нові помилки. Це трапляється частіше, ніж ви думаєте — перевізник виправляє одне поле і ламає інше.
Витрати на виправлення BL залежно від часу
Чим раніше виявити помилку, тим менше коштуватиме її виправлення. Після відправлення судна витрати зростають.
| Етап | Типова вартість | Час обробки |
|---|---|---|
| Під час перевірки проекту BL | Безкоштовно – $25 | Того ж дня |
| Після випуску BL, до відправлення судна | $50–100 | 1–2 дні |
| Після відправлення судна, до прибуття | $100–200 | 2–3 дні |
| Після прибуття судна до місця призначення | $150–500 | 3–5 днів |
| Після розвантаження вантажу з оплатою за акредитивом | $200–500 + банківські збори | 5–10 днів |
Як уникнути помилок у B/L
Найкраще виправлення — це те, якого ніколи не доведеться робити. Впровадіть ці перевірки у свій робочий процес.
Двічі перевіряйте SI перед відправкою
80% помилок у B/L виникають через неправильні відвантажувальні інструкції. Попросіть іншу людину перевірити SI перед тим, як відправляти перевізнику. Використовуйте чек-лист: правильність написання отримувача, сторони для повідомлення, опис товару, HS код, вага, маркування.
Звіряйте з комерційним інвойсом
Опис вантажу у B/L має повністю збігатися з комерційним інвойсом. Якщо в інвойсі зазначено «Автомобільні деталі HS 8708.99», то у B/L має бути те саме. Будь-яка невідповідність призведе до проблем на митниці.
Звіряйте B/L з умовами акредитиву
Для відвантажень за акредитивом порівняйте кожне поле B/L з вимогами акредитиву ЩЕ ДО того, як перевізник остаточно оформить документ. Банки відхиляють документи через одну невідповідну літеру.
Перевіряйте чернетку B/L протягом 24 годин
Коли перевізник надішле чернетку B/L, перевірте її негайно — а не за день до закінчення терміну виправлення. Рання знахідка помилок дозволяє виправити їх безкоштовно, а не платити 200 доларів за виправлення.
Створюйте шаблони SI для постійних клієнтів
Для клієнтів, з якими ви працюєте регулярно, створіть шаблони SI з попередньо заповненими даними отримувача, описом товару та маркуванням. Помилки при копіюванні даних з одного відвантаження на інше — одна з головних причин виправлень.
Підтверджуйте номери контейнерів за EIR
Не покладайтеся на підтвердження бронювання щодо номерів контейнерів. Використовуйте реальні номери контейнерів з Акта про обмін обладнанням (EIR), який видається під час забору контейнера. У підтвердженнях бронювання іноді вказуються тимчасові номери.
Frequently Asked Questions
Ваше наступне завантаження, ідеально сплановане.
Почніть безкоштовно. Без кредитної картки. Без встановлення.