רשימת בדיקת מסמכי משלוח
כל המסמך שאתה צריך למשלוח ימי — מאורגן לפי סוג משלוח, עם מועדים וגורמים אחראיים
החמצת מסמך אחד מעכבת את המשלוח שלך ביומיים. החמצת המסמך הלא נכון עלולה לגרום לעצירת המטען שלך במכס. רשימה זו מכסה כל מסמך למשלוחי FCL, LCL, קירור, חומרים מסוכנים ומשלוחים רב-אופניים — מי מכין אותו, מי מקבל אותו ומתי הוא נדרש.
8–12
מסמכים לכל FCL
ניירת לא שלמה
גורם הנפוץ ביותר לעיכובים
3–7 ימים
עצירת ממוצעת במכס
מסמכי משלוח מרכזיים — כל משלוח זקוק להם
שישה המסמכים הללו נדרשים כמעט לכל משלוח מטען ימי, ללא קשר לתנאי Incoterms או סוג המטען.
שטר מטען (B/L)
הוכחה משפטית למשלוח. נדרש לשחרור מטען ביעד. OBL חייב להימסר; SWB משוחרר לפי זיהוי הנמען.
בדוקו שלוש פעמים את כתיב הנמען — טעות אחת יכולה לגרום לדחיית הצגת האשראי שלך בבנק.
חשבונית מס מסחרית
הערכת מכס, חישוב מכס ותנאי תשלום בין הקונה למוכר. חייב להתאים בדיוק לתיאור בשטר המטען.
קוד HS בחשבונית חייב להתאים לקוד HS ברשימת האריזה ובכניסה למכס – אי התאמות מעוררות ביקורות.
רשימת אריזה
פירוט מפורט של המטען: כמות פריטים, מידות, משקלים, סימנים. משמש את המכס, הטרמינל והנמען כדי לוודא את המשלוח.
כללו משקל נטו, משקל ברוטו ו-CBM לפריט – לא רק סיכומים. מחסני CFS זקוקים לנתונים אלו לתכנון פריקה.
תעודת מקור (CO)
מוכיח היכן יוצרו הסחורות. נדרש לשיעורי מכס מועדפים במסגרת הסכמי סחר חופשי. חלק מהמדינות דורשות העתקים מאומתים או מאושרים.
בדקו אם מדינת היעד מקבלת תעודת מקור עצמית או דורשת חותמת מלשכת המסחר. האיחוד האירופי משתמש ב-EUR.1; USMCA משתמש בתעודת CUSMA.
תעודת ביטוח מטען
מכסה אובדן או נזק למטען במהלך ההובלה. Incoterms CIF/CIP מחייבים את המוכר לספק זאת. ביטוח מטען ימי מכסה בדרך כלל 110% מערך החשבונית.
Institute Cargo Clause A הוא כיסוי כולל. Clause C מכסה רק סיכונים ספציפיים. בדוק את דרישות ה-LC שלך — הבנקים דוחים לעיתים קרובות Clause C.
מכתב הנחיות של שולח (SLI)
מאשר לצד שלישי מטען (forwarder) לפעול בשם השולח. מכיל הנחיות מיקום, טיפול ותיעוד.
כלול את מספר ה-AES/ITN שלך לייצוא לארה"ב. ה-SLI הוא מסלול הנייר שלך אם משהו משתבש בהזמנה.
מסמכים לפי סוג משלוח
סוגי משלוח שונים דורשים מסמכים נוספים מעבר לשישה הליבה. בחר את סוג המשלוח שלך למטה.
מטען מלא במכולה (FCL)
משלוח סטנדרטי מדלת לדלת במכולה. השולח טוען, הנמען מפרק.
הצהרת VGM (SOLAS)
חובה מאז 2016. המכולה לא תיטען ללא מסה גולמית מאומתת. שיטה 1 (שקילה של המכולה המלאה) או שיטה 2 (סכום כל הפריטים + משקל המכולה הריק).
דוח בדיקת מכולה
תעדו בצילום את מצב המכולה לפני הטעינה. מגן מפני תביעות נזק. בדקו רצפה, קירות, גג, אטמי דלתות ותו תקן CSC.
יומן חותמות
רשמו את מספר החותמת על B/L ודוח בדיקת המכולה. חותמות אבטחה גבוהה (ISO 17712) נדרשות למשלוחי C-TPAT ו-AEO.
תוכנית טעינה / תוכנית אריזה
מציגה את מיקום המטען, חלוקת משקל ושיטת קיבוע. נדרשת על ידי חלק מהמובילים עבור מטען כבד או מטען מעורב. Hansatic יוצר זאת באופן אוטומטי.
תיעוד זמן — מתי להכין מה
הזמן הוא הכל. הנה מתי כל מסמך צריך להיות מוכן ביחס לאבני הדרך של המשלוח שלך.
הזמנה (2–4 שבועות לפני ETD)
SLI, ביטוח מטען, הצהרת מטען מסוכן (אם רלוונטי), בקשת טמפרטורה (מקורר), אישור הזמנה
טרם המשלוח (1–2 שבועות לפני ETD)
חשבונית מסחרית, רשימת אריזה, תעודת מקור, תעודת פיטוסניטרית, תעודת בריאות, SDS
יום הטעינה
הצהרת VGM, דוח בדיקת מכולה, יומן חותמות, תעודת אריזת מטען מסוכן, תוכנית טעינה, דוח PTI (מקורר)
אחרי המשלוח (1–3 ימים אחרי ETD)
שטר מטען (טיוטה → סופי), הגשת ISF (ייבוא לארה"ב, 24 שעות לפני הטעינה), הגשת AES/EEI (יצוא מארה"ב)
טרם הגעה (לפני ETA)
הודעת הגעה, כניסה למכס, תשלום מכס, הזמנת מסירה, תעודת עישון (אם נדרש)
5 טעויות במסמכים שגורמות לך להפסיד כסף
אלו הן הטעויות שאנו רואים בכל שבוע אצל שForwarders מטען. כולן ניתנות למניעה.
אי התאמה בין תיאור מטען ב-B/L לבין החשבונית המסחרית
תיאור הסחורה ב-B/L חייב להתאים לחלוטין לתיאור בחשבונית המסחרית. גם הבדלים קלים ("חלקי פלסטיק" לעומת "רכיבי פלסטיק") עלולים לגרום לעיכובים במכס או לדחיית אשראי דוקומנטרי. תמיד העתק-הדבק, לעולם אל תקליד מחדש.
קוד HS חסר או שגוי
קוד HS שגוי פירושו שיעור מכס שגוי. אם המכס יתפוס זאת, תשלם את ההפרש בתוספת קנסות. אם לא יתפסו, למעשה אתה מבצע עבירת מכס. השתמש בלוח המכס של מדינת היעד, ולא במדינת המקור.
VGM שהוגש באיחור או כלל לא
ללא VGM = המכולה תידחה לספינה הבאה. הטרמינל לא ייגע בה ללא מסת משקל גולמית מאומתת. חלק מהטרמינלים גובים דמי אחסון החל ממועד הכניסה המקורי של המכולה בזמן שאתה ממהר להגיש את ה-VGM.
תעודת מקור לא מאומתת
חלק ממדינות (המזרח התיכון, חלקים מאפריקה ומאסיה) דורשות שהתעודה תאומת על ידי שגרירותם במדינת המקור. תהליך זה יכול לקחת 1–2 שבועות. אם תחמיץ זאת, המטען יישב בנמל היעד ויצבור דמי עיכוב.
ISF שהוגש באיחור עבור יבוא לארה"ב
Importer Security Filing חייב להיות מוגש 24 שעות לפני שהמטען נטען על ספינה בדרך לארה"ב. הגשה מאוחרת = קנס של $5,000 לכל אירוע. "לא ידעתי" אינו טיעון קביל – המכס האמריקאי שמע זאת 10,000 פעמים.
מסמכי משלוח — שאלות נפוצות
המשלוח הבא שלכם, מתוכנן למושלמות.
התחילו בחינם. ללא כרטיס אשראי. ללא התקנה.