貨運文件清單
按貨運類型整理的海運所需文件 — 附截止日期與責任方
缺少一份文件可能讓您的貨運延遲數天。缺少錯誤的文件則可能導致貨物被海關扣留。本清單涵蓋整櫃（FCL）、拼箱（LCL）、冷藏貨、危險品及多式聯運貨運所需的所有文件 — 誰準備、誰接收，以及截止日期。
8–12
整櫃（FCL）所需文件數
文件不全
延遲最常見原因
3–7 天
平均海關扣留時間
核心文件 — 每次貨運都需要這些
以下六份文件幾乎適用於所有海運貨運，無論貿易條款或貨物類型為何。
提單 (B/L)
貨物裝運的法律憑證。目的地提貨時必需。正本提單須交付；SWB 則憑收貨人身份放貨。
務必核對收貨人名稱拼寫 — 只要一個字母錯誤，銀行就會拒絕信用證交單。
商業發票
海關估價、關稅計算及買賣雙方付款條件。商業發票上的描述須與提單完全一致。
商業發票上的 HS 編碼須與裝箱單及報關單上的 HS 編碼一致 — 不一致將觸發海關查驗。
裝箱單
貨物明細分類：件數、尺寸、重量、唛頭。海關、碼頭及收貨人用於核對交付。
每個品項須包含淨重、毛重及 CBM — 不僅是總計。集裝箱貨運站 (CFS) 需要這些資訊以規劃拆箱。
原產地證明書 (CO)
證明貨物製造地。在自由貿易協定 (FTA) 下可享受優惠關稅稅率。部分國家要求經合法化或附 Apostille 的副本。
查明目的地國家是否接受自行簽發的原產地證明書，或是否需要商會蓋章。歐盟採用 EUR.1；USMCA 採用 CUSMA 證書。
貨物保險憑證
承保貨物在運輸過程中因損失或損壞。CIF/CIP Incoterms下賣方須提供。海運貨物保險通常承保發票金額的110%。
協會貨物條款A為綜合險，條款C僅承保列明風險。檢查信用證要求——銀行通常拒絕接受條款C。
託運人指示函（SLI）
授權貨運代理代表託運人行事。包含路線、處理及文件指示。
美國出口時需包含AES/ITN編號。SLI是您的書面記錄，若預訂出現問題時可作為憑據。
按貨運類型的文件
不同的貨運類型除了核心六份文件外，還需要額外的文件。請在下方選擇您的貨運類型。
整櫃貨運（FCL）
標準門到門的貨櫃運輸。託運人裝貨，收貨人卸貨。
VGM 聲明（SOLAS）
自2016年起強制要求。未經核實的毛重貨櫃將無法裝載。方法一（稱量整個貨櫃）或方法二（所有貨物總重加皮重）。
貨櫃檢查報告
裝載前拍照記錄貨櫃狀況。有助於避免損壞索賠。檢查地板、牆壁、天花板、門封和CSC標牌。
封條記錄
在提單（B/L）和貨櫃檢查報告上記錄封條編號。C-TPAT和AEO貨運需使用高安全性封條（ISO 17712）。
裝載計劃 / 堆裝計劃
顯示貨物擺放位置、重量分佈和固定方法。部分承運商對重貨或混合貨物有此要求。漢薩提克可自動生成此文件。
文件時間表 — 何時準備哪些文件
時機就是一切。以下是每份文件應相對於貨運里程碑準備完成的時間。
訂艙（ETD 前 2–4 週）
SLI、貨物保險、危險品申報（如適用）、溫控要求（冷藏）、訂艙確認
裝運前（ETD 前 1–2 週）
商業發票、裝箱單、原產地證明、植物檢疫證明、健康證明、安全資料表
裝貨日
VGM 申報、貨櫃檢查報告、封條記錄、危險品包裝證明、裝載計劃、PTI 報告（冷藏）
裝運後（ETD 後 1–3 天）
提單（草稿 → 正式）、ISF 申報（美國進口，裝載前 24 小時）、AES/EEI 申報（美國出口）
抵達前（ETA 前）
到貨通知、海關報關、關稅繳納、提貨單、熏蒸證明（如需）
五個文件錯誤讓你虧錢
這些是我們每週看到貨運代理處理的錯誤。全部都是可預防的。
提單與發票描述不符
提單上的貨物描述必須與商業發票完全一致。即使微小的差異（「塑膠零件」與「塑膠組件」）也可能導致海關扣留或信用證拒收。務必複製貼上，切勿重新輸入。
缺少或錯誤的 HS 編碼
錯誤的 HS 編碼意味著錯誤的關稅稅率。若海關發現，你需支付差額加上罰款；若未被發現，則構成技術性的海關欺詐。請使用目的地國家的稅則表，而非原產地國家的。
VGM 提交延遲或未提交
無 VGM = 貨櫃將被轉載至下一艘船。碼頭無法在未收到經驗證的總質量下裝卸貨。有些碼頭會從原始進場日期開始收取倉儲費，而你卻在手忙腳亂地補交 VGM。
原產地證明未經認證
部分國家（中東、非洲與亞洲部分地區）要求原產地證明需由其駐原產地國家的大使館認證。這可能需要 1–2 週。若錯過此程序，貨物將滯留目的地港口並產生滯期費。
美國進口 ISF 遲報
進口商安全申報（ISF）必須在貨物裝載至駛往美國的船隻前 24 小時提交。遲報將被處以每次 $5,000 的罰款。「我不知道」不是理由——美國海關已聽過 10,000 次這句話。