貨櫃預訂流程
從費率查詢到船舶裝載的完整預訂工作流程。貨運代理需管理的每一步、每一份文件及每個截止日期。
八步預訂流程
從客戶發出貨運需求到貨櫃裝載上船的完整流程
費率查詢與報價
向承運商聯繫人索取費率或查詢合約費率。需包含：起運港/目的港、貨物名稱、貨櫃類型/尺寸、貨物重量及期望的ETD。比較所有包含附加費用的總成本——基本費率本身毫無意義。
務必索取有效期限。在市場波動期間，承運商費率可能每週變動。
提交訂艙申請
透過承運商的平台（INTTRA、CargoSmart或承運商網站）提交訂艙申請。需包含：託運人/收貨人資訊、貨物描述（含稅則編號）、貨櫃類型、期望的ETD/ETA、特殊需求（危險品、冷藏溫度、超限尺寸）。
仔細核對貨物稅則編號——錯誤的稅則編號會導致目的地海關扣留貨物。
訂艙確認
承運商以訂艙編號、分配艙位、船名/航次及截止日期確認訂艙。仔細檢查：確認船名、ETD、貨櫃類型及所有截止期限（SI、VGM、閘口關閉）。
立即將截止日期儲存至行事曆。這些是不可談判的最後期限。
提領空櫃
安排卡車前往承運商倉庫提領空櫃。需備妥訂艙編號及提領參考編號。提領時檢查貨櫃狀況——損壞、破洞或異味可能危及貨物。
檢查貨櫃門、地板、牆壁及天花板。拍照存證貨櫃編號及CSC標籤。
裝櫃與VGM
在託運人倉庫或集裝箱貨運站（CFS）將貨物裝入貨櫃。裝櫃後立即稱重整個貨櫃以取得VGM（SOLAS規定）。在VGM截止期限前將VGM提交給承運商。
在裝箱前規劃您的貨物裝載。使用漢薩蒂克的裝載規劃工具以優化空間利用和重量分配。
提交裝運說明書（SI）
在 SI 截止時間前向承運人提交最終裝運說明書。內容包括：提單類型、收貨人詳情、被通知方、貨物描述、唛頭與編號，以及任何信用證要求。
盡早提交初步 SI 並於其後修改。等到截止時間才提交是導致提單錯誤的頭號原因。
集裝箱送達碼頭
卡車須在碼頭關閘前將已裝載的集裝箱送達港口碼頭。確保報關手續已完成再送貨。碼頭簽發設備交接收據（EIR）以確認收貨。
目標是在關閘前 24 小時以上送達。碼頭擁塞和卡車排隊情況難以預測。
提單簽發
船舶離港後，承運人會根據您的 SI 簽發草稿提單。仔細核對每個欄位：收貨人、被通知方、貨物描述、重量、集裝箱編號。在提單最終確定前請求更正。
如適用，請將草稿提單與信用證條款進行核對。一個字不符都可能導致付款延遲。
各階段所需文件
在訂艙流程的每個步驟中，您需要準備的文件。
訂艙時
貨物詳情（品名、重量、尺寸）、稅則號列、發貨人/收貨人資訊、任何特殊處理要求
裝櫃前
裝箱單、商業發票、海關出口申報、危險品申報（如適用）、熏蒸證書（如適用）
關閘前
VGM 證書、海關清關、貨櫃重量單、任何港口特定許可
SI 截止前
完整裝運指示、提單指示、信用狀副本（如為信用狀裝運）、任何承運商特定表格
船隻離港後
提單草稿供審核、貨物保險證書、產地證明、任何目的地國家證書
預訂錯誤導致金錢損失
以下每一個錯誤都經常發生。別讓這些錯誤發生在你身上。
預訂錯誤的貨櫃類型
費率差額 + 重新預訂費當貨物需要高櫃時卻預訂標準20呎貨櫃，或需要冷藏櫃時卻預訂乾貨櫃。在預訂後變更貨櫃類型通常意味著需從頭重新預訂，並以新費率計算。
預訂貨物與實際貨物不符
$500–2,000 + 貨物滾動轉運預訂顯示為「一般貨物」，但實際貨櫃內裝有危險品或高價電子產品。若貨物與預訂不符，承運商可能在碼頭拒收貨物。
忽略設備可用性
設備調度需額外1–3天確認預訂並不保證設備可用。在旺季期間，空櫃可能無法在你的倉庫取得。在向客戶確認前，請先查看設備可用性。
未確認船舶轉運
額外增加5–10天運輸時間原本預訂直達服務，但承運商卻安排轉運路線。運輸時間延長一倍，且貨物搬運次數增加，損壞風險上升。在預訂時請確認航線。
錯過修改截止期限
每次修改$50–200提交裝運指示後需變更收貨人或貨物詳情。多數承運商設有修改截止期限 — 若錯過，提單將以錯誤資訊列印。提單簽發後的修改費用為每次$50–200。