Checkliste Versanddokumente
Jedes Dokument, das Sie für Seefracht benötigen — geordnet nach Sendungsart, mit Fristen und zuständigen Parteien
Ein fehlendes Dokument verzögert Ihre Sendung um Tage. Das falsche fehlende Dokument führt dazu, dass Ihre Fracht beim Zoll festgehalten wird. Diese Checkliste deckt jedes Dokument für FCL-, LCL-, Reefer-, DG- und multimodale Transporte ab — wer es erstellt, wer es erhält und wann es fällig ist.
8–12
Dokumente pro FCL
Unvollständige Unterlagen
Häufigste Ursache für Verzögerungen
3–7 Tage
Durchschnittliche Zollaufbewahrung
Hauptdokumente — Jede Sendung benötigt diese
Diese sechs Dokumente werden für praktisch jede Seefrachtsendung benötigt, unabhängig von Incoterms oder Frachtart.
Konnossement (B/L)
Rechtsnachweis der Sendung. Erforderlich für Frachtfreigabe am Bestimmungsort. OBL muss übergeben werden; SWB wird durch Empfänger-ID freigegeben.
Überprüfen Sie die Schreibweise des Empfängers dreimal — ein falsches Zeichen und die Bank lehnt Ihre LC-Präsentation ab.
Handelsrechnung
Zollbewertung, Zollberechnung und Zahlungsbedingungen zwischen Käufer und Verkäufer. Muss exakt mit der B/L-Beschreibung übereinstimmen.
Der HS-Code auf der Rechnung muss mit dem HS-Code auf der Packliste und der Zollanmeldung übereinstimmen — Abweichungen lösen Prüfungen aus.
Packliste
Detaillierte Aufschlüsselung der Fracht: Stückzahl, Abmessungen, Gewichte, Markierungen. Wird vom Zoll, Terminal und Empfänger zur Lieferprüfung verwendet.
Geben Sie Nettogewicht, Bruttogewicht und CBM pro Position an — nicht nur Summen. CFS-Lager benötigen dies zur Planung der Entladung.
Ursprungszeugnis (CO)
Belegt, wo Waren hergestellt wurden. Erforderlich für präferenzielle Zollsätze im Rahmen von Freihandelsabkommen. Einige Länder verlangen legalisierte oder apostillierte Kopien.
Prüfen Sie, ob das Bestimmungsland selbst zertifizierte CO akzeptiert oder einen Kammerstempel benötigt. EU verwendet EUR.1; USMCA verwendet CUSMA-Zertifikat.
Frachtversicherungszertifikat
Deckt Frachtverlust oder -schaden während des Transports ab. CIF/CIP-Incoterms erfordern, dass der Verkäufer dies bereitstellt. Seetransportversicherung deckt typischerweise 110% des Rechnungswerts ab.
Institute Cargo Clause A ist Allgefahrenversicherung. Clause C deckt nur benannte Gefahren ab. Prüfen Sie Ihre LC-Anforderungen — Banken lehnen Clause C oft ab.
Versenderanweisung (SLI)
Ermächtigt den Spediteur, im Namen des Versenders zu handeln. Enthält Routing-, Handling- und Dokumentationsanweisungen.
Fügen Sie Ihre AES/ITN-Nummer für US-Exporte hinzu. Die SLI ist Ihr Papierpfad, falls bei der Buchung etwas schief geht.
Dokumente nach Sendungsart
Verschiedene Sendungsarten erfordern zusätzliche Dokumente über die sechs Hauptdokumente hinaus. Wählen Sie unten Ihre Sendungsart aus.
Komplettcontainerladung (FCL)
Standard-Tür-zu-Tür-Containersendung. Versender lädt, Empfänger entlädt.
VGM-Erklärung (SOLAS)
Verpflichtend seit 2016. Container wird ohne verifizierte Bruttomasse nicht verladen. Methode 1 (vollen Container wiegen) oder Methode 2 (alle Positionen + Tara summieren).
Container-Inspektionsbericht
Containerzustand vor Beladung fotografisch dokumentieren. Schützt vor Schadensansprüchen. Boden, Wände, Dach, Türdichtungen und CSC-Plakette prüfen.
Versiegelungsprotokoll
Siegelnummer auf B/L und Container-Inspektionsbericht vermerken. Hochsicherheitssiegel (ISO 17712) erforderlich für C-TPAT- und AEO-Sendungen.
Ladeplan / Stauplan
Zeigt Frachtplatzierung, Gewichtsverteilung und Sicherungsmethode. Von einigen Carriern für schwere Fracht oder Mischladungen erforderlich. Hansatic generiert dies automatisch.
Dokumenten-Zeitplan — Wann was vorzubereiten ist
Timing ist alles. Hier sehen Sie, wann jedes Dokument relativ zu Ihren Sendungsmeilensteinen bereit sein sollte.
Buchung (2–4 Wochen vor ETD)
SLI, Frachtversicherung, DG-Erklärung (falls zutreffend), Temperaturanforderung (Reefer), Buchungsbestätigung
Vor Versand (1–2 Wochen vor ETD)
Handelsrechnung, Packliste, Ursprungszeugnis, Pflanzengesundheitszeugnis, Gesundheitszeugnis, SDS
Ladetag
VGM-Erklärung, Container-Inspektionsbericht, Versiegelungsprotokoll, DG-Verpackungszertifikat, Ladeplan, PTI-Bericht (Reefer)
Nach Versand (1–3 Tage nach ETD)
Konnossement (Entwurf → Endversion), ISF-Meldung (US-Importe, 24 Std. vor Verladung), AES/EEI-Meldung (US-Exporte)
Vor Ankunft (vor ETA)
Ankunftsmitteilung, Zollanmeldung, Zollzahlung, Auslieferungsauftrag, Begasungszertifikat (falls erforderlich)
5 Dokumentenfehler, die Sie Geld kosten
Dies sind die Fehler, mit denen Spediteure jede Woche konfrontiert werden. Alle vermeidbar.
B/L- und Rechnungsbeschreibung stimmen nicht überein
Die Warenbeschreibung auf dem B/L muss Wort für Wort mit der Handelsrechnung übereinstimmen. Selbst geringfügige Unterschiede ("Kunststoffteile" vs. "Kunststoffkomponenten") können Zollaufbewahrungen oder LC-Ablehnungen auslösen. Immer kopieren-einfügen, niemals neu tippen.
Fehlender oder falscher HS-Code
Falscher HS-Code bedeutet falschen Zollsatz. Wenn der Zoll es bemerkt, zahlen Sie die Differenz plus Strafen. Wenn sie es nicht bemerken, begehen Sie technisch Zollbetrug. Verwenden Sie das Zolltarifschema des Ziellandes, nicht das Ihres Ursprungslandes.
VGM verspätet oder gar nicht eingereicht
Kein VGM = Container wird auf nächstes Schiff verschoben. Terminal rührt ihn ohne verifizierte Bruttomasse nicht an. Einige Terminals berechnen Lagerung ab ursprünglichem Einfahrtsdatum, während Sie sich bemühen, das VGM einzureichen.
Ursprungszeugnis nicht legalisiert
Einige Länder (Naher Osten, Teile Afrikas und Asiens) verlangen, dass das CO von ihrer Botschaft im Ursprungsland legalisiert wird. Dies kann 1–2 Wochen dauern. Wenn Sie es verpassen, liegt die Fracht im Zielhafen und sammelt Standgeld an.
ISF verspätet für US-Importe eingereicht
Importer Security Filing muss 24 Stunden vor Verladung der Fracht auf ein in die USA fahrendes Schiff eingereicht werden. Verspätete Einreichung = 5.000 $ Strafe pro Vorfall. "Ich wusste es nicht" ist keine Verteidigung — CBP hat es 10.000 Mal gehört.
Versanddokumente — FAQ
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