Zollvollmacht (POA)
Kein Zollagent oder Spediteur kann in Ihrem Namen handeln ohne eine gültige hinterlegte Vollmacht. Es ist das einzige Dokument, das jede Zollanmeldung, ISF-Meldung und AES-Transaktion autorisiert — und ohne sie stoppt Ihre Sendung sofort.
Was ist eine Zollvollmacht?
Ein rechtliches Dokument, das einen Zollagenten oder Spediteur bevollmächtigt, im Namen eines Importeurs oder Exporteurs gegenüber CBP zu handeln.
Eine Zollvollmacht (POA) ist eine rechtliche Bevollmächtigung, die es einem lizenzierten Zollagenten, Spediteur oder Vertreter ermöglicht, Zollgeschäfte im Namen eines Importeurs oder Exporteurs durchzuführen. Sie ist gemäß 19 CFR §141.32 erforderlich für jeden, der möchte, dass ein Dritter Zollanmeldungen, ISF-Meldungen oder AES-Transaktionen beim US Customs and Border Protection einreicht.
Die Vollmacht ist kein einmaliges Dokument pro Sendung — einmal ausgestellt, bleibt sie gültig bis sie von einer Partei widerrufen wird. Sie deckt alle Zolltransaktionen an allen US-Einreisehäfen ab. Ohne eine gültige hinterlegte Vollmacht kann Ihr Agent Ihre Waren nicht rechtlich abfertigen, Ihre ISF einreichen oder Ihre AES-Exportmeldungen bearbeiten.
Für Spediteure, die auch eine Zollagentenlizenz besitzen, ist die Vollmacht das Grundlagendokument für jede Kundenbeziehung. Sie wird typischerweise als eines der ersten Dokumente während des Kunden-Onboardings erfasst — bevor Fracht bewegt wird.
Arten von Zollvollmachten
Unterschiedliche Bevollmächtigungsebenen für unterschiedliche Zollaktivitäten.
Allgemeine (unbeschränkte) Vollmacht
Bevollmächtigt den Vertreter, ALLE Zollgeschäfte im Namen des Auftraggebers durchzuführen — Anmeldungen, ISF, AES, Bürgschaften, Drawback-Ansprüche, Einsprüche und alles andere. Dies ist die am häufigsten verwendete Art bei Zollagenten und Spediteuren.
Beschränkte Vollmacht
Beschränkt die Bevollmächtigung auf bestimmte Zollaktivitäten — zum Beispiel nur Zollanmeldungen oder nur ISF-Meldungen. Wird verwendet, wenn der Importeur verschiedene Agenten für verschiedene Funktionen einsetzen möchte oder den Umfang des Vertreters einschränken will.
Firmenvollmacht
Ausgestellt von einer Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder GmbH. Muss von einem bevollmächtigten Geschäftsführer (Präsident, Vizepräsident, Schatzmeister, Sekretär) oder Mitglied/Geschäftsführer unterzeichnet werden. Der Titel und die Befugnis des Unterzeichners müssen im Dokument angegeben werden.
Einzelvollmacht
Ausgestellt von einem Einzelunternehmer oder privaten Importeur. Unterzeichnet von der Person in ihrer persönlichen Eigenschaft. Einfachere Ausstellungsanforderungen als Firmenvollmacht, aber die Person haftet persönlich.
Was autorisiert eine Vollmacht?
Eine allgemeine Zollvollmacht deckt eine breite Palette von Zollaktivitäten ab.
Einreichung von Zollanmeldungen
Einreichung formeller und informeller Anmeldungen, Zollanmeldungszusammenfassungen und Zahlung von Zöllen, Steuern und Gebühren im Namen des eingetragenen Importeurs.
ISF-Meldung (10+2)
Einreichung der Importer Security Filing für Seefracht. Die Vollmacht dient als schriftliche Bevollmächtigung, die von CBP für die ISF-Meldung durch einen Dritten verlangt wird.
AES / EEI-Meldung
Einreichung von Electronic Export Information über das Automated Export System. Die Vollmacht bevollmächtigt den Spediteur, als bevollmächtigter Vertreter des USPPI zu handeln.
Zollbürgschaft
Beschaffung und Verwaltung von Zollbürgschaften — sowohl Einzelsendungs- als auch fortlaufende — im Namen des Auftraggebers.
Einsprüche & Maßnahmen nach Einfuhr
Einreichung von Einsprüchen gegen CBP-Entscheidungen, Beantwortung von Tariferhöhungen, Beantragung von Neuliquidation und andere administrative Maßnahmen nach der Einfuhr.
Drawback-Ansprüche
Einreichung von Zollrückerstattungsansprüchen für Erstattung von Zöllen, die auf eingeführte Waren gezahlt wurden, die anschließend exportiert oder vernichtet werden.
Wie wird eine Zollvollmacht ausgestellt?
Der Prozess ist unkompliziert, aber Fehler können das gesamte Dokument ungültig machen.
Verwenden Sie das korrekte CBP-Formular
CBP schreibt kein bestimmtes Formular vor, aber die meisten Agenten verwenden entweder die von CBP genehmigte Vorlage oder ihre eigene Version, die alle erforderlichen Elemente enthält. Das Dokument muss den Auftraggeber, den Vertreter und den Umfang der Befugnis klar identifizieren.
Identifizieren Sie den Auftraggeber korrekt
Der rechtliche Name, die Adresse und die IRS-EIN (oder SSN für Privatpersonen) des Auftraggebers müssen genau mit dem übereinstimmen, was bei CBP hinterlegt ist. Eine Unstimmigkeit zwischen dem Namen auf der Vollmacht und der Importeurnummer führt zu Ablehnungen von Anmeldungen.
Bevollmächtigter Unterzeichner
Für Kapitalgesellschaften: Muss von einem vom Vorstand bevollmächtigten Geschäftsführer (Präsident, Vizepräsident, Sekretär, Schatzmeister) unterzeichnet werden. Für Personengesellschaften: Jeder persönlich haftende Gesellschafter. Für Einzelunternehmen: Der einzelne Eigentümer. Der Unterzeichner muss seinen Titel angeben.
Zeuge oder Beglaubigung
CBP verlangt, dass die Unterschrift bezeugt wird. Der Zeuge unterzeichnet die Vollmacht und gibt seinen gedruckten Namen und Adresse an. Notarielle Beglaubigung ist eine Alternative zur Bezeugung, aber nicht erforderlich, wenn ein Zeuge anwesend ist.
Agent bewahrt Original auf
Der Zollagent bewahrt die original unterzeichnete Vollmacht in seinen Akten auf. CBP kann jederzeit verlangen, sie einzusehen. Der Agent muss die Vollmacht 5 Jahre nach der letzten darunter durchgeführten Zolltransaktion aufbewahren.
Häufige Vollmacht-Fehler
Diese Fehler verursachen Ablehnungen von Anmeldungen und Verzögerungen bei der Abfertigung.
Falscher Unterzeichner
Eine nicht bevollmächtigte Person unterzeichnet die Vollmacht — z.B. ein Kreditorenbuchhalter unterzeichnet im Namen einer Kapitalgesellschaft ohne Geschäftsführerbefugnis. CBP kann alle unter einer unsachgemäß ausgestellten Vollmacht eingereichten Anmeldungen ablehnen.
Fehlender Zeuge
Die Zeugenzeile bleibt leer oder der Zeuge gibt nicht seinen vollständigen Namen und Adresse an. Ohne ordnungsgemäßen Zeugen oder notarielle Beglaubigung ist die Vollmacht technisch ungültig.
EIN-Unstimmigkeit
Die EIN auf der Vollmacht stimmt nicht mit der Importeurnummer im CBP-System überein. Dies kommt häufig vor, wenn Unternehmen mehrere Rechtsträger haben oder kürzlich ihre Rechtsstruktur geändert haben.
Abgelaufene oder widerrufene Vollmacht
Verwendung einer Vollmacht, die vom Auftraggeber widerrufen oder durch eine neue ersetzt wurde. Agenten müssen aktuelle Vollmachtunterlagen führen und auf Widerrufsbenachrichtigungen prüfen.
Fehlender Firmenbeschluss
Für Kapitalgesellschaften verlangen einige Agenten einen Firmenbeschluss, der den Geschäftsführer zur Ausstellung der Vollmacht bevollmächtigt. Obwohl nicht immer von CBP verlangt, verlangen viele Bürgen und Agenten dies als Best Practice.
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