Kích thước pallet tùy chỉnh so với giá cước vận chuyển pallet châu Âu: Vấn đề €1.000 mỗi tháng của một nhà bán buôn 25 năm kinh nghiệm

Chuyến tàu 4 giờ sáng đến kho hàng đầy pallet kích thước lạ

Trong tập này của Cargo BTS, chúng tôi bắt chuyến tàu 4 giờ sáng từ Berlin đến Cuijk, Hà Lan, để dành buổi sáng cùng Bart Kok, chủ sở hữu của InterClima B.V. — một nhà bán buôn HVAC hoạt động từ năm 1999. Ý tưởng đằng sau Cargo BTS rất đơn giản: rời văn phòng, đến tận các kho hàng và bãi xếp dỡ thực tế, để tìm hiểu những người lập kế hoạch vận chuyển hàng ngày thực sự gặp khó khăn gì. InterClima hóa ra là một trường hợp nghiên cứu gần như hoàn hảo, bởi hầu như không có sản phẩm nào họ vận chuyển có kích thước pallet tiêu chuẩn.

25 năm từ một mình đến kho hàng 11 người

Bart bắt đầu kinh doanh từ năm 1999, làm việc cho một nhà bán buôn khác ở Hà Lan, sau đó chuyển sang công ty thứ hai trong một năm rưỡi trước khi quyết định tự lập nghiệp. "Tự làm thì tốt hơn — không ai bảo mình phải làm thế này thế kia," ông nói. Ban đầu ông làm một mình; giờ InterClima có 11 nhân viên.

Kho hàng tại Cuijk mà công ty đang sử dụng hiện nay mới hơn một năm tuổi và được xây dựng từ đầu — đào móng, đổ bê tông, dựng kết cấu thép. Toàn bộ dự án mất khoảng một năm bốn tháng. Kho trước đó quá nhỏ và bất tiện — mỗi lần hàng đến lại phải di chuyển hàng tồn để nhường chỗ.

Sản phẩm: Máy làm lạnh và bình tích áp

InterClima bán bình tích áp — bình đệm nhiệt dùng cho hệ thống máy làm lạnh và bơm nhiệt. Máy làm lạnh nhỏ sản xuất nước lạnh (thường khoảng 6°C), nhưng máy nén chỉ hoạt động theo chu kỳ bật tắt chứ không chạy liên tục. Trong giai đoạn "tắt", hệ thống vẫn cần đáp ứng nhu cầu làm mát, vì vậy bình chứa nước lạnh (hoặc nóng) sẽ bù đắp khoảng trống này. Công ty bắt đầu với việc bán máy làm lạnh và bổ sung bình tích áp vài năm sau đó.

Khách hàng hầu hết là doanh nghiệp: văn phòng, nhà máy, bệnh viện. "Tôi không thể tưởng tượng một tòa nhà nào lại không có bình tích áp," Bart nói — và xu hướng chuyển sang bơm nhiệt càng làm tăng nhu cầu, vì hệ thống bơm nhiệt thường cần bình đệm để hoạt động hiệu quả.

250 bình, luân chuyển FIFO

Bình tích áp nhập từ Ý theo lô khoảng 250 chiếc, vận chuyển ba đến bốn lần mỗi năm để đủ hàng phục vụ thị trường Hà Lan. Kho hàng áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước nghiêm ngặt — hai dãy cho mỗi loại bình — vì vậy hàng cũ luôn được xuất trước hàng mới, bất kể đang nằm trên pallet nào.

Bốn kích thước pallet, không tiêu chuẩn hóa

Đây chính là nơi vấn đề xếp hàng bắt đầu. Các bình được vận chuyển trên pallet công nghiệp tùy chỉnh, không phải pallet châu Âu tiêu chuẩn, và kích thước pallet phụ thuộc vào bình: 90x90cm, 85x85cm, 70x70cm và 55x55cm, tất cả đều có trong cùng một lô hàng. Bình đặt làm — những bình có vách ngăn bên trong, mặt bích và kết nối theo yêu cầu — tạo thêm biến số thứ năm, vì chúng được sản xuất và vận chuyển riêng lẻ đến kho của hãng vận tải thay vì theo lô tiêu chuẩn.

Tại sao các hãng vận tải chỉ tính giá theo pallet châu Âu

Vấn đề nằm ở chỗ: các hãng vận tải tính giá cước vận chuyển gom hàng theo đơn vị tương đương pallet châu Âu. Một lô hàng gồm các pallet 90x90, 85x85, 70x70 và 55x55 không thể chuyển đổi chính xác sang đơn vị này, vì vậy InterClima phải quy đổi diện tích thực tế sang số vị trí pallet châu Âu mà hãng vận tải sẽ tính phí — và việc quy đổi này hiếm khi chính xác.

"Chúng tôi trả tiền để vận chuyển không khí"

Khi quy đổi không khớp, xe tải sẽ chở không gian trống nhưng vẫn bị tính phí. "Chúng tôi cố xếp càng nhiều càng tốt trong không gian đã đặt — nhưng có quá nhiều di chuyển thừa, chi phí thừa mà không sử dụng được," Bart giải thích. "Rồi bạn thấy cần thêm không gian, nhưng đôi khi không hiệu quả. Nhưng thôi, chấp nhận vậy." Câu nói "trả tiền để vận chuyển không khí" là cách đơn giản nhất để mô tả chi phí của một bố trí không tối ưu cho đơn vị tính phí thực tế của hãng vận tải.

Trò chơi xếp hình thủ công: Giấy, bút, nửa ngày trời

Hiện nay, bố trí mỗi lô hàng đều được thực hiện thủ công. Nhân viên in danh sách đóng gói, nhóm các bình theo kích thước trên giấy — ba bình nhỏ cùng nhau, một bình lớn, một thùng vừa khe hở — rồi tính toán mét tuyến tính bằng tay: pallet này dài 1 mét, nhóm kia 1,8 mét, cộng thêm 1 mét nữa, chia cho chiều rộng thùng xe, ra số vị trí pallet lẻ và phải làm tròn lên vị trí nguyên gần nhất.

Với Bart, người mô tả quá trình này như "chơi xếp hình Tetris," thì gần như đã thành phản xạ. Nhưng với những đồng nghiệp không có tư duy không gian, cùng một công việc có thể mất đến nửa ngày cho một lô hàng, kèm theo lo lắng thực sự — một quyết định sai trong bố trí không phải là giả định, mà sẽ hiện ra dưới dạng một khoản phí thừa trên hóa đơn vận chuyển.

Người Alpha và người Beta

Bart có cách phân loại riêng cho lý do tại sao việc này khó tiêu chuẩn hóa trong đội ngũ: "Có người alpha và người beta. Người beta giỏi tính toán, vật lý, những thứ kiểu này. Người alpha giỏi ngôn ngữ, bán hàng." Nhân viên có tư duy không gian giải quyết bố trí một cách trực quan; những người khác có thể mất nửa ngày để nghi ngờ bản thân, không chắc liệu cách sắp xếp của mình có thực sự là phương án tiết kiệm nhất hay chỉ là phương án đầu tiên vừa vặn.

Điều ông mong muốn rất đơn giản: tải lên danh sách lô hàng và nhận lại bố trí tối ưu tự động, kèm theo lưới vị trí pallet trực quan mà hãng vận tải có thể thực hiện ngay — loại bỏ cả phép tính thủ công lẫn sự nghi ngờ trong quá trình.

€1.000 mỗi tháng chi phí vận chuyển không đáng có

Con số đằng sau vấn đề này rất cụ thể. Trong một lô hàng điển hình, sự khác biệt giữa bố trí tốt và bố trí kém thường là một hoặc hai vị trí pallet — và mỗi vị trí pallet tốn khoảng €100. Với nhiều lô hàng mỗi tuần từ hai hoặc ba nhà máy ở Ý, Bart ước tính công ty đang mất khoảng €1.000 mỗi tháng do hiệu suất kém trong việc lập kế hoạch bố trí thủ công — số tiền mà theo ông, "không cần thiết" khi có phản hồi chính xác về phương án xếp hàng tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp