Quy Trình Booking Container
Quy trình booking hoàn chỉnh từ yêu cầu báo giá đến khi hàng lên tàu. Từng bước, từng chứng từ và từng deadline mà forwarder cần quản lý.
Quy Trình Booking 8 Bước
Từ lúc khách hàng gửi yêu cầu vận chuyển cho đến khi container được xếp lên tàu.
Yêu Cầu Báo Giá & Chào Giá
Yêu cầu giá từ các hãng tàu hoặc kiểm tra giá hợp đồng. Bao gồm: cảng đi/đến, loại hàng hóa, loại/kích cỡ container, trọng lượng hàng và ETD mong muốn. So sánh chi phí tổng bao gồm phụ phí — chỉ giá cơ bản là chưa đủ.
Luôn yêu cầu ngày hiệu lực của giá. Giá hãng tàu có thể thay đổi hàng tuần trong thị trường biến động.
Gửi Yêu Cầu Booking
Gửi yêu cầu booking qua cổng thông tin của hãng tàu (INTTRA, CargoSmart hoặc website hãng tàu). Bao gồm: thông tin shipper/consignee, mô tả hàng hóa kèm mã HS code, loại container, ETD/ETA yêu cầu, yêu cầu đặc biệt (hàng nguy hiểm, nhiệt độ reefer, kích thước OOG).
Kiểm tra kỹ mã hàng hóa — mã HS code sai gây tình trạng hàng bị giữ tại hải quan nơi đến.
Xác Nhận Booking
Hãng tàu xác nhận booking với mã booking, chỗ được cấp phát, tàu/chuyến và các deadline. Xem xét kỹ: xác nhận tên tàu, ETD, loại container và tất cả deadline (SI, VGM, đóng cửa cổng).
Lưu ngay các deadline vào lịch. Đây là các mốc thời gian không thể thương lượng.
Lấy Container Rỗng
Sắp xếp xe để lấy container rỗng từ depot của hãng tàu. Bạn cần mã booking và mã release. Kiểm tra tình trạng container khi lấy — hư hỏng, thủng hoặc mùi lạ có thể làm hỏng hàng.
Kiểm tra cửa, sàn, tường và trần container. Chụp ảnh số container và CSC plate.
Xếp Hàng & VGM
Xếp hàng vào container tại kho shipper hoặc CFS. Cân container đầy ngay sau khi xếp hàng để có VGM (yêu cầu SOLAS). Nộp VGM cho hãng tàu trước deadline VGM.
Lập kế hoạch xếp hàng trước khi đóng cont. Dùng công cụ lập kế hoạch xếp hàng của Hansatic để tối ưu hóa sử dụng không gian và phân bổ trọng lượng.
Nộp Shipping Instructions (SI)
Nộp shipping instructions cuối cùng cho hãng tàu trước deadline SI. Bao gồm: loại BL, thông tin consignee, bên thông báo, mô tả hàng, ký mã hiệu và yêu cầu L/C nếu có.
Nộp SI sơ bộ sớm và sửa sau. Chờ đến deadline là nguyên nhân số 1 gây lỗi BL.
Giao Container Vào Cảng
Xe giao container đã xếp hàng vào cảng trước khi đóng cổng. Đảm bảo thông quan xuất khẩu hoàn tất trước khi giao. Cảng phát hành biên nhận trao đổi thiết bị (EIR) xác nhận đã nhận.
Giao hàng trước 24+ giờ so với thời gian đóng cổng. Tắc nghẽn cảng và hàng xe chờ không thể dự đoán.
Phát Hành Bill of Lading
Sau khi tàu khởi hành, hãng tàu phát hành BL nháp dựa trên SI của bạn. Kiểm tra từng trường: consignee, bên thông báo, mô tả, trọng lượng, số container. Yêu cầu sửa trước khi BL được hoàn thiện.
Kiểm tra BL nháp với điều khoản L/C nếu có. Một từ sai có thể làm chậm thanh toán.
Chứng Từ Yêu Cầu Ở Từng Giai Đoạn
Hồ sơ bạn cần chuẩn bị sẵn ở mỗi bước của quy trình booking.
Khi Booking
Thông tin hàng (loại hàng, trọng lượng, kích thước), mã HS code, thông tin shipper/consignee, yêu cầu xử lý đặc biệt
Trước Khi Xếp Hàng
Packing list, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan xuất khẩu, tờ khai hàng nguy hiểm (nếu có), giấy chứng nhận xông hơi (nếu có)
Trước Khi Đóng Cổng
Chứng nhận VGM, thông quan hải quan, phiếu cân container, giấy phép đặc thù của cảng (nếu có)
Trước Deadline SI
Shipping instructions đầy đủ, hướng dẫn BL, bản sao L/C (nếu là lô hàng L/C), các mẫu đơn đặc thù của hãng tàu
Sau Khi Tàu Khởi Hành
BL nháp để kiểm tra, chứng nhận bảo hiểm hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, các chứng nhận của nước đích
Sai Sót Khi Booking Gây Tốn Tiền
Mỗi lỗi này đều xảy ra thường xuyên. Đừng để chúng xảy ra với bạn.
Booking sai loại container
Chênh lệch giá + phí booking lạiBooking container 20ft thường trong khi hàng cần high cube, hoặc container khô trong khi cần reefer. Thay đổi loại container sau khi booking thường nghĩa là phải booking lại từ đầu với giá mới.
Loại hàng không khớp giữa booking và thực tế
$500–2,000 + hàng bị trượt tàuBooking ghi 'hàng tổng hợp' nhưng container chứa hàng nguy hiểm hoặc điện tử giá trị cao. Hãng tàu có thể từ chối lô hàng tại cảng nếu hàng không khớp với booking.
Bỏ qua tình trạng thiết bị
Chậm 1–3 ngày để điều chuyển thiết bịBooking được xác nhận không đảm bảo có thiết bị. Trong mùa cao điểm, container rỗng có thể không có tại depot của bạn. Kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi xác nhận với khách hàng.
Không kiểm tra chuyển tải
Tăng 5–10 ngày vận chuyểnĐã booking dịch vụ trực tiếp nhưng hãng tàu đưa bạn vào tuyến chuyển tải. Thời gian vận chuyển tăng gấp đôi và xử lý hàng nhiều lần tăng nguy cơ hư hỏng. Xác nhận lộ trình khi booking.
Lỡ deadline sửa đổi
$50–200 mỗi lần sửaCần thay đổi consignee hoặc thông tin hàng sau khi nộp SI. Hầu hết hãng tàu có deadline sửa đổi — lỡ deadline thì BL in với thông tin sai. Sửa đổi sau khi phát hành BL tốn $50–200 mỗi lần.
Frequently Asked Questions
Container tiếp theo của bạn, được tải hoàn hảo.
Bắt đầu miễn phí. Không có thẻ tín dụng. Không cần cài đặt.
Bắt đầu lên kế hoạch miễn phí