Danh Sách Kiểm Tra Chứng Từ Vận Chuyển
Mọi chứng từ bạn cần cho vận tải đường biển — được sắp xếp theo loại hình vận chuyển, kèm thời hạn và bên chịu trách nhiệm
Thiếu một chứng từ sẽ làm chậm lô hàng của bạn vài ngày. Thiếu sai chứng từ sẽ khiến hàng hóa bị giữ tại hải quan. Danh sách này bao gồm mọi chứng từ cho các lô hàng FCL, LCL, reefer, DG và đa phương thức — ai chuẩn bị, ai nhận, và khi nào đến hạn.
8–12
Số chứng từ trên mỗi FCL
Giấy tờ không đầy đủ
Nguyên nhân chậm trễ phổ biến nhất
3–7 ngày
Thời gian giữ hàng hải quan trung bình
Chứng Từ Cơ Bản — Mọi Lô Hàng Đều Cần Những Chứng Từ Này
Sáu chứng từ này được yêu cầu cho hầu như mọi lô hàng vận tải đường biển, bất kể Incoterms hay loại hàng hóa.
Vận Đơn (B/L)
Bằng chứng pháp lý về lô hàng. Yêu cầu để nhả hàng tại điểm đến. OBL phải được giao nộp; SWB nhả hàng theo ID người nhận.
Kiểm tra kỹ chính tả tên người nhận — một ký tự sai và ngân hàng sẽ từ chối trình bày LC của bạn.
Hóa Đơn Thương Mại
Định giá hải quan, tính thuế, và điều khoản thanh toán giữa người mua và người bán. Phải khớp chính xác với mô tả trên B/L.
HS code trên hóa đơn phải khớp với HS code trên packing list và tờ khai hải quan — sai khớp sẽ gây ra kiểm toán.
Packing List
Bảng kê chi tiết hàng hóa: số kiện, kích thước, trọng lượng, ký hiệu. Được hải quan, cảng và người nhận sử dụng để xác minh giao hàng.
Ghi rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng gộp và CBM cho từng mặt hàng — không chỉ tổng số. Kho CFS cần thông tin này để lên kế hoạch dỡ hàng.
Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ (CO)
Chứng minh nơi hàng hóa được sản xuất. Yêu cầu để được áp dụng thuế suất ưu đãi theo FTA. Một số quốc gia yêu cầu bản sao được hợp pháp hóa hoặc công chứng quốc tế.
Kiểm tra xem quốc gia đích có chấp nhận CO tự chứng nhận hay yêu cầu dấu Phòng Thương Mại. EU dùng EUR.1; USMCA dùng giấy chứng nhận CUSMA.
Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm Hàng Hóa
Bảo hiểm mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Incoterms CIF/CIP yêu cầu người bán cung cấp. Bảo hiểm hàng hóa đường biển thường bảo hiểm 110% giá trị hóa đơn.
Institute Cargo Clause A bảo hiểm mọi rủi ro. Clause C chỉ bảo hiểm các rủi ro được nêu tên. Kiểm tra yêu cầu LC của bạn — ngân hàng thường từ chối Clause C.
Thư Ủy Quyền Của Người Gửi Hàng (SLI)
Ủy quyền cho người giao nhận vận tải hành động thay mặt người gửi hàng. Chứa hướng dẫn về tuyến đường, xử lý và chứng từ.
Ghi rõ số AES/ITN cho hàng xuất khẩu Mỹ. SLI là bằng chứng giấy tờ của bạn nếu có vấn đề xảy ra với việc đặt hàng.
Chứng Từ Theo Loại Hình Vận Chuyển
Các loại hình vận chuyển khác nhau yêu cầu thêm chứng từ ngoài sáu chứng từ cơ bản. Chọn loại hình vận chuyển của bạn bên dưới.
Nguyên Container (FCL)
Vận chuyển container cửa đến cửa tiêu chuẩn. Người gửi hàng xếp, người nhận dỡ hàng.
Tờ Khai VGM (SOLAS)
Bắt buộc từ năm 2016. Container sẽ không được xếp nếu không có khối lượng gộp đã xác minh. Phương pháp 1 (cân toàn bộ container) hoặc Phương pháp 2 (tổng tất cả các mặt hàng + trọng lượng vỏ).
Biên Bản Kiểm Tra Container
Chụp ảnh tình trạng container trước khi xếp hàng. Bảo vệ khỏi các khiếu nại về hư hỏng. Kiểm tra sàn, tường, trần, gioăng cửa và tấm CSC.
Sổ Theo Dõi Seal
Ghi số seal trên B/L và biên bản kiểm tra container. Seal bảo mật cao (ISO 17712) yêu cầu cho lô hàng C-TPAT và AEO.
Sơ Đồ Xếp Hàng / Kế Hoạch Xếp Dỡ
Hiển thị vị trí hàng hóa, phân bổ trọng lượng và phương pháp gia cố. Một số hãng tàu yêu cầu cho hàng nặng hoặc hàng hỗn hợp. Hansatic tạo tự động.
Tiến Độ Chứng Từ — Khi Nào Chuẩn Bị Cái Gì
Thời gian là tất cả. Đây là khi mỗi chứng từ cần được chuẩn bị sẵn sàng so với các cột mốc vận chuyển của bạn.
Đặt Hàng (2–4 tuần trước ETD)
SLI, bảo hiểm hàng hóa, tờ khai DG (nếu có), yêu cầu nhiệt độ (reefer), xác nhận đặt hàng
Trước Vận Chuyển (1–2 tuần trước ETD)
Hóa đơn thương mại, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận y tế, SDS
Ngày Xếp Hàng
Tờ khai VGM, biên bản kiểm tra container, sổ theo dõi seal, giấy chứng nhận đóng gói DG, sơ đồ xếp hàng, báo cáo PTI (reefer)
Sau Vận Chuyển (1–3 ngày sau ETD)
Vận đơn (dự thảo → chính thức), khai báo ISF (nhập khẩu Mỹ, 24 giờ trước khi xếp hàng), khai báo AES/EEI (xuất khẩu Mỹ)
Trước Khi Đến (trước ETA)
Thông báo đến, tờ khai hải quan, nộp thuế, lệnh giao hàng, giấy chứng nhận xông hơi (nếu yêu cầu)
5 Sai Lầm Về Chứng Từ Khiến Bạn Tốn Tiền
Đây là những lỗi chúng tôi thấy người giao nhận vận tải xử lý hàng tuần. Tất cả đều có thể phòng tránh.
Mô tả trên B/L và hóa đơn không khớp
Mô tả hàng hóa trên B/L phải khớp từng chữ với hóa đơn thương mại. Ngay cả sự khác biệt nhỏ ("plastic parts" so với "plastic components") cũng có thể gây giữ hàng hải quan hoặc bị từ chối LC. Luôn sao chép-dán, không bao giờ gõ lại.
Thiếu hoặc sai HS code
HS code sai có nghĩa là thuế suất sai. Nếu hải quan phát hiện, bạn phải trả phần chênh lệch cộng với phạt. Nếu họ không phát hiện, về mặt kỹ thuật bạn đang phạm tội gian lận hải quan. Sử dụng biểu thuế của quốc gia đích, không phải quốc gia xuất phát của bạn.
VGM nộp muộn hoặc không nộp
Không có VGM = container bị chuyển sang chuyến tàu tiếp theo. Cảng sẽ không đụng đến nó nếu không có khối lượng gộp đã xác minh. Một số cảng tính phí lưu kho từ ngày nhập cổng ban đầu trong khi bạn vội vàng khai báo VGM.
Giấy chứng nhận xuất xứ không được hợp pháp hóa
Một số quốc gia (Trung Đông, một phần châu Phi và châu Á) yêu cầu CO phải được hợp pháp hóa bởi đại sứ quán của họ tại quốc gia xuất phát. Điều này có thể mất 1–2 tuần. Nếu bạn bỏ lỡ, hàng hóa nằm tại cảng đích tích lũy phí lưu container.
ISF khai muộn cho hàng nhập khẩu Mỹ
Khai báo An Ninh Người Nhập Khẩu phải được nộp 24 giờ trước khi hàng hóa được xếp lên tàu đi Mỹ. Khai muộn = phạt $5,000 mỗi lần xảy ra. "Tôi không biết" không phải là lý do bào chữa — CBP đã nghe 10,000 lần rồi.
Chứng Từ Vận Chuyển — Câu Hỏi Thường Gặp
Container tiếp theo của bạn, được tải hoàn hảo.
Bắt đầu miễn phí. Không có thẻ tín dụng. Không cần cài đặt.
Bắt đầu lên kế hoạch miễn phí