集装箱订舱流程
从运价询价到装船的完整订舱工作流程。货代需要管理的每个步骤、每份文件和每个截止时间。
8步订舱流程
从客户发送运输请求到集装箱装上船舶的整个过程。
运价询价与报价
向船公司联系人询价或查询合同运价。需包括:起运港/目的港、货物品名、箱型/尺寸、货重及期望ETD。比较包括附加费在内的全部费用——仅基本运费毫无意义。
始终询问有效期。在市场波动期间,船公司运价可能每周变化。
提交订舱申请
通过船公司门户(INTTRA、CargoSmart或船公司网站)提交订舱申请。需包括:发货人/收货人详情、商品描述及HS code、箱型、要求的ETD/ETA、特殊要求(危险品、冷藏温度、OOG尺寸)。
仔细核对商品编码——错误的HS code会导致目的港海关扣货。
订舱确认
船公司确认订舱并提供订舱号、分配舱位、船名/航次及截止日期。仔细审核:确认船名、ETD、箱型及所有截止时间(SI、VGM、截关)。
立即将截止日期添加到日历。这些是不可协商的最后期限。
提取空箱
安排拖车从船公司堆场提取空箱。需要订舱号和放箱单号。提箱时检查箱况——破损、孔洞或异味会毁坏货物。
检查箱门、箱底、箱壁和箱顶。拍摄箱号和CSC铭牌照片。
货物装箱与VGM
在发货人仓库或CFS将货物装入集装箱。装箱后立即称重以获得VGM(SOLAS要求)。在VGM截止时间前向船公司提交VGM。
装箱前规划装载方案。使用Hansatic的装箱规划工具优化空间利用率和重量分布。
提交补料(SI)
在SI截止时间前向船公司提交最终补料。包括:提单类型、收货人详情、通知方、货物描述、唛头及货物标记,以及任何信用证要求。
尽早提交初步SI,之后再修改。等到截止时间是导致提单错误的首要原因。
集装箱送至码头
拖车在截关前将重箱送至港口码头。确保在送箱前完成出口报关。码头签发设备交接单(EIR)确认收箱。
目标是在截关前24小时以上送箱。码头拥堵和拖车排队情况无法预测。
签发提单
船舶离港后,船公司根据您的SI签发提单草稿。审核每个字段:收货人、通知方、货描、重量、箱号。在提单确认前要求更正。
如有信用证,将提单草稿与信用证条款核对。一个词不匹配都可能导致无法收款。
各阶段所需文件
订舱流程每个步骤需要准备的文件。
订舱时
货物详情(品名、重量、尺寸)、HS code、发货人/收货人信息、任何特殊操作要求
装箱前
装箱单、商业发票、出口报关单、危险品申报(如适用)、熏蒸证书(如适用)
截关前
VGM证书、海关放行、集装箱过磅单、任何港口特定许可证
SI截止前
完整补料、提单指示、信用证副本(如为L/C货)、任何船公司特定表格
船舶离港后
提单草稿待审核、货物保险单、原产地证、任何目的国证书
造成损失的订舱错误
这些错误经常发生。不要让它们发生在您身上。
订错箱型
运价差额 + 改舱费货物需要高箱却订了普通20尺箱,或者需要冷藏箱却订了干货箱。订舱后更改箱型通常意味着需要重新订舱并按新运价计费。
订舱货名与实际不符
$500-2,000 + 货物甩舱订舱显示'普通货物'但集装箱装有危险品或高价值电子产品。如果货物与订舱不符,船公司可在码头拒收货物。
忽视设备可用性
设备调配延迟1-3天订舱确认不等于有箱可用。旺季期间,您的堆场可能没有空箱。向客户确认前先检查设备可用性。
未检查船舶中转
额外5-10天运输时间订了直航服务但船公司安排了中转航线。运输时间翻倍,货物搬运增加损坏风险。订舱时确认航线。
错过修改截止时间
每次修改$50-200提交SI后需要更改收货人或货物详情。大多数船公司有修改截止时间——错过后提单将以错误信息打印。提单签发后的修改费用为每次$50-200。