Template Surat Sengketa Demurrage
Hentikan pembayaran demurrage yang tidak seharusnya Anda bayar. Surat sengketa terstruktur dengan data yang tepat menghasilkan solusi — email yang samar diabaikan.
Pelayaran menolak 80% sengketa demurrage pada upaya pertama — biasanya karena surat tidak memiliki data kunci, tidak merujuk tarif, atau tidak menyertakan bukti pendukung. Template ini menyusun sengketa Anda dengan setiap kolom yang dibutuhkan pelayaran untuk memproses pembebasan atau penyesuaian.
File Excel dengan kolom surat sengketa, kalkulator free time, checklist bukti, dan contoh terisi
Isi Template
Semua yang Anda butuhkan untuk menyusun surat sengketa yang benar-benar diproses pelayaran — bukan hanya dibaca lalu ditolak.
Detail Pengiriman & Kontainer
Kolom terformat untuk nomor B/L, nomor kontainer, kapal/voyage, pelabuhan bongkar, dan nama pelayaran. Setiap detail yang dibutuhkan pelayaran untuk melacak pengiriman di sistem mereka.
Perhitungan Free Time
Free time dihitung otomatis berdasarkan tanggal bongkar, hari terakhir free time, dan tanggal pickup/pengembalian aktual. Menunjukkan dengan tepat berapa hari yang sah dikenakan biaya vs. berapa hari yang Anda sengketakan.
Alasan Sengketa (Siap Pakai)
12 alasan sengketa umum dengan kotak centang: keterlambatan kapal, kemacetan pelabuhan, penahanan bea cukai, masalah peralatan pelayaran, free time salah, tarif yang diterapkan salah, dan lainnya. Centang yang berlaku.
Checklist Bukti
Daftar terstruktur dokumen pendukung: tanda terima gate-in/gate-out, screenshot terminal, pemberitahuan pelepasan bea cukai, notifikasi keterlambatan pelayaran. Lacak apa yang Anda miliki dan apa yang masih diperlukan.
Draft Surat Sengketa
Template surat yang sudah ditulis dengan kolom gabung. Isi detail Anda, pilih alasan sengketa, dan surat otomatis terisi dengan bahasa profesional yang dianggap serius oleh pelayaran.
12 Alasan untuk Menyengketakan Biaya Demurrage
Tidak semua demurrage sah. Ini adalah dasar paling umum untuk sengketa yang berhasil.
Kapal tiba terlambat
Jika kapal tiba setelah ETA awal, free time harus dimulai dari bongkar aktual — bukan jadwal awal. Banyak pelayaran masih menagih dari ETA awal.
Tingkat keberhasilan tinggiKemacetan pelabuhan / keterlambatan terminal
Kontainer tidak bisa diambil karena terminal macet, mogok kerja, atau mengalami kerusakan peralatan. Bukan kesalahan Anda — bukan biaya Anda.
Tingkat keberhasilan sedangPenahanan bea cukai (bukan kesalahan importir)
Kargo ditahan bea cukai untuk inspeksi acak, atau karena penahanan instansi pemerintah (BPOM, Karantina, dll.). Jika penahanan tidak disebabkan kesalahan dokumentasi, demurrage seharusnya dibebaskan.
Tingkat keberhasilan tinggiKekurangan peralatan pelayaran
Anda mengembalikan kontainer tepat waktu tetapi pelayaran tidak memiliki chassis atau tidak bisa menerima kontainer kosong. Keterlambatan ada pada mereka, bukan Anda.
Tingkat keberhasilan tinggiFree time yang diterapkan salah
Pelayaran menerapkan free time standar alih-alih free time kontrak/tarif. Periksa service contract Anda — Anda mungkin telah bernegosiasi 7 atau 10 hari alih-alih standar 4 hari.
Tingkat keberhasilan tinggiTarif yang diterapkan salah
Pelayaran menagih tarif harian lebih tinggi dari yang ada di tarif atau service contract. Selalu cek silang tarif per-diem dengan perjanjian Anda.
Tingkat keberhasilan tinggiPengecualian free time akhir pekan/hari libur
Beberapa tarif mengecualikan akhir pekan dan hari libur dari perhitungan free time. Jika pelayaran menghitungnya, sengketakan hari tambahan tersebut.
Tingkat keberhasilan sedangPenagihan ganda (demurrage + detention)
Anda tidak bisa dikenakan demurrage (di pelabuhan) dan detention (di luar pelabuhan) untuk hari yang sama. Jika kontainer sudah gate-out, demurrage berhenti — detention dimulai.
Tingkat keberhasilan tinggiKontainer rusak saat tiba
Jika Anda tidak bisa menggunakan kontainer karena tiba dalam kondisi rusak dan memerlukan perbaikan atau penggantian, keterlambatan akibat masalah peralatan pelayaran tidak seharusnya ditagih kepada Anda.
Tingkat keberhasilan sedangPerbedaan tanggal bongkar
Free time dimulai dari tanggal bongkar, bukan kedatangan kapal. Jika pelayaran menagih dari kedatangan tetapi kontainer tidak dibongkar sampai beberapa hari kemudian, sengketakan selisihnya.
Tingkat keberhasilan tinggiKejadian force majeure
Bencana alam, pandemi, penutupan pemerintah — kejadian di luar kendali siapa pun. Sebagian besar tarif pelayaran memiliki klausul force majeure yang seharusnya membebaskan D&D selama periode ini.
Tingkat keberhasilan sedangInvoice diterima setelah batas waktu sengketa
Banyak pelayaran memiliki jendela sengketa 30–60 hari. Jika invoice tiba setelah batas waktu berlalu, atau jika biaya diterapkan secara retroaktif, sengketakan atas dasar prosedural.
Tingkat keberhasilan rendahCara Menulis Surat Sengketa yang Berhasil
Ikuti proses 5 langkah ini. Lewati satu langkah saja dan sengketa Anda ditolak.
Kumpulkan semua nomor referensi
Nomor kontainer, nomor B/L, nomor booking, kapal/voyage, nomor invoice. Tim sengketa pelayaran mencari kasus Anda berdasarkan ID ini. Kehilangan satu berarti sengketa Anda masuk ke tumpukan paling bawah.
Hitung free time yang benar
Dapatkan tanggal bongkar aktual (dari terminal, bukan pelayaran), hari free time kontrak Anda, dan tanggal gate-out aktual. Hitung berapa hari yang sah dikenakan biaya. Bandingkan dengan yang ditagih pelayaran.
Identifikasi alasan sengketa Anda
Pilih alasan spesifik dari template. Jangan tulis 'kami tidak setuju dengan biayanya' — tulis 'kapal tiba 3 hari terlambat per data AIS, free time seharusnya dimulai dari tanggal bongkar aktual [tanggal], bukan ETA terjadwal [tanggal].'
Lampirkan bukti pendukung
Tanda terima gate-in/gate-out, pemberitahuan ketersediaan terminal, dokumen pelepasan bea cukai, notifikasi keterlambatan pelayaran, data pelacakan kapal AIS. Semakin banyak bukti, semakin cepat penyelesaiannya.
Ajukan dalam jendela sengketa
Sebagian besar pelayaran memiliki jendela sengketa 30–60 hari dari tanggal invoice. Ajukan surat sengketa Anda dengan semua lampiran ke departemen D&D pelayaran — bukan hanya kontak penjualan Anda. Gunakan format email siap pakai dari template.
5 Kesalahan Surat Sengketa yang Membuat Klaim Anda Ditolak
Pelayaran memproses ribuan sengketa. Buat mudah bagi mereka untuk menyetujui.
Mengirim email yang samar alih-alih surat terstruktur
Menulis 'mohon bebaskan biaya demurrage kami' tanpa nomor referensi, tanggal, atau alasan tidak memberikan apa-apa kepada pelayaran untuk dikerjakan. Mereka akan menolaknya dan meminta Anda mengajukan ulang — menambah berminggu-minggu pada prosesnya.
Melewatkan batas waktu sengketa
Sebagian besar pelayaran memerlukan sengketa dalam 30–60 hari dari tanggal invoice. Lewatkan jendela waktu dan biaya menjadi final — tidak peduli seberapa valid alasan Anda. Catat batas waktu di kalender segera setelah Anda menerima invoice.
Tidak ada bukti pendukung terlampir
Mengatakan 'terminal macet' tanpa melampirkan pemberitahuan ketersediaan terminal atau log janji gate berarti pelayaran tidak punya alasan untuk mempercayai Anda. Bukti mengubah permintaan menjadi kasus.
Menyengketakan entitas yang salah
Demurrage ditagih oleh pelayaran laut. Detention mungkin ditagih oleh pelayaran atau terminal. Storage ditagih oleh terminal. Mengirim sengketa Anda ke pihak yang salah membuang waktu. Periksa siapa yang menerbitkan invoice.
Tidak memeriksa service contract Anda terlebih dahulu
Service contract Anda mungkin mencakup free time diperpanjang, tarif per-diem berbeda, atau ketentuan D&D khusus. Jika Anda bersengketa berdasarkan tarif standar padahal kontrak Anda memberikan ketentuan yang lebih baik, Anda kehilangan uang.
Surat Sengketa Demurrage — FAQ
Kontainer Anda berikutnya, dimuat dengan sempurna.
Mulai gratis. Tanpa kartu kredit. Tanpa instalasi.
Mulai Merencanakan Gratis