Operasional Carrier

Proses Booking Kontainer

Alur kerja booking lengkap dari permintaan tarif hingga pemuatan kapal. Setiap langkah, setiap dokumen, dan setiap tenggat waktu yang perlu dikelola forwarder.

8
Langkah dalam Proses
7–14 Hari
Waktu Tunggu Booking Rata-rata
SI Terlambat
Kesalahan Paling Umum

Proses Booking 8 Langkah

Dari saat klien Anda mengirim permintaan pengiriman hingga kontainer dimuat ke kapal.

1

Permintaan Tarif & Penawaran

Minta tarif dari kontak carrier Anda atau cek tarif kontrak. Sertakan: pelabuhan asal/tujuan, komoditas, jenis/ukuran kontainer, berat kargo, dan ETD yang diinginkan. Bandingkan biaya all-in termasuk surcharge — tarif dasar saja tidak berarti apa-apa.

Selalu minta tanggal berlaku. Tarif carrier bisa berubah setiap minggu saat pasar bergejolak.

2

Pengajuan Permintaan Booking

Ajukan permintaan booking melalui portal carrier (INTTRA, CargoSmart, atau website carrier). Sertakan: detail shipper/consignee, deskripsi komoditas dengan HS code, jenis kontainer, ETD/ETA yang diminta, persyaratan khusus (DG, suhu reefer, dimensi OOG).

Periksa ulang kode komoditas — HS code yang salah menyebabkan penahanan bea cukai di tujuan.

3

Konfirmasi Booking

Carrier mengkonfirmasi booking dengan nomor booking, ruang yang dialokasikan, kapal/voyage, dan tanggal cut-off. Tinjau dengan cermat: konfirmasi nama kapal, ETD, jenis kontainer, dan semua batas waktu cut-off (SI, VGM, penutupan gate).

Simpan tanggal cut-off ke kalender Anda segera. Ini adalah tenggat waktu yang tidak bisa ditawar.

4

Pengambilan Kontainer Kosong

Atur trucking untuk mengambil kontainer kosong dari depo carrier. Anda memerlukan nomor booking dan referensi release. Periksa kondisi kontainer saat pengambilan — kerusakan, lubang, atau bau dapat merusak kargo.

Periksa pintu kontainer, lantai, dinding, dan atap. Ambil foto nomor kontainer dan plat CSC.

5

Stuffing Kargo & VGM

Muat kargo ke dalam kontainer di gudang shipper atau CFS. Timbang kontainer penuh segera setelah stuffing untuk VGM (persyaratan SOLAS). Ajukan VGM ke carrier sebelum batas waktu cut-off VGM.

Rencanakan pemuatan Anda sebelum stuffing. Gunakan load planner Hansatic untuk mengoptimalkan utilisasi ruang dan distribusi berat.

6

Pengajuan Shipping Instructions (SI)

Ajukan shipping instructions final ke carrier sebelum batas waktu cut-off SI. Ini mencakup: jenis BL, detail consignee, notify party, deskripsi kargo, marks & numbers, dan persyaratan letter of credit jika ada.

Ajukan SI awal lebih awal dan ubah nanti. Menunggu hingga batas waktu adalah penyebab #1 kesalahan BL.

7

Pengiriman Kontainer ke Terminal

Truk mengirim kontainer yang sudah dimuat ke terminal pelabuhan sebelum penutupan gate. Pastikan customs clearance selesai sebelum pengiriman. Terminal mengeluarkan equipment interchange receipt (EIR) yang mengkonfirmasi penerimaan.

Target pengiriman 24+ jam sebelum penutupan gate. Kemacetan terminal dan antrian truk tidak dapat diprediksi.

8

Penerbitan Bill of Lading

Setelah keberangkatan kapal, carrier menerbitkan draft BL berdasarkan SI Anda. Tinjau setiap field: consignee, notify party, deskripsi, berat, nomor kontainer. Minta koreksi sebelum BL diselesaikan.

Periksa draft BL terhadap persyaratan letter of credit jika berlaku. Satu kata yang tidak cocok dapat menahan pembayaran.

Dokumen yang Diperlukan di Setiap Tahap

Dokumen yang perlu Anda siapkan di setiap langkah proses booking.

Saat Booking

Detail kargo (komoditas, berat, dimensi), HS code, info shipper/consignee, persyaratan penanganan khusus

Sebelum Stuffing

Packing list, commercial invoice, deklarasi ekspor bea cukai, deklarasi DG (jika berlaku), sertifikat fumigasi (jika berlaku)

Sebelum Penutupan Gate

Sertifikat VGM, customs clearance, tiket timbang kontainer, izin khusus pelabuhan jika ada

Sebelum Cut-Off SI

Shipping instructions lengkap, instruksi BL, salinan letter of credit (jika pengiriman LC), formulir khusus carrier

Setelah Keberangkatan Kapal

Draft BL untuk review, sertifikat asuransi kargo, certificate of origin, sertifikat negara tujuan jika diperlukan

Kesalahan Booking yang Merugikan

Semua ini terjadi secara teratur. Jangan sampai terjadi pada Anda.

Jenis kontainer yang salah di-booking

Selisih tarif + biaya booking ulang

Booking kontainer standar 20ft padahal kargo butuh high cube, atau kontainer dry padahal butuh reefer. Mengubah jenis kontainer setelah booking sering berarti booking ulang dari awal dengan tarif baru.

Ketidaksesuaian komoditas pada booking vs aktual

$500–2.000 + cargo roll

Booking tertulis 'general cargo' tapi kontainer berisi barang DG atau elektronik bernilai tinggi. Carrier dapat menolak pengiriman di terminal jika kargo tidak sesuai booking.

Mengabaikan ketersediaan equipment

Keterlambatan 1–3 hari untuk reposisi equipment

Booking dikonfirmasi tidak menjamin equipment tersedia. Saat peak season, kontainer kosong mungkin tidak tersedia di depo Anda. Periksa ketersediaan equipment sebelum konfirmasi ke klien.

Tidak mengecek transshipment kapal

5–10 hari transit tambahan

Direct service di-booking tapi carrier menempatkan Anda di rute transshipment. Waktu transit menjadi dua kali lipat, dan penanganan kargo meningkatkan risiko kerusakan. Konfirmasi rute saat booking.

Melewatkan batas waktu amendment

$50–200 per amendment

Perlu mengubah consignee atau detail kargo setelah pengajuan SI. Sebagian besar carrier memiliki batas waktu amendment — lewati dan BL tercetak dengan informasi yang salah. Amendment setelah penerbitan BL biaya $50–200 per perubahan.

Frequently Asked Questions

Kontainer Anda berikutnya, dimuat dengan sempurna.

Mulai gratis. Tanpa kartu kredit. Tanpa instalasi.

Mulai Merencanakan Gratis