Daftar Periksa Dokumen Pengiriman
Setiap dokumen yang Anda butuhkan untuk pengiriman laut — diorganisir berdasarkan jenis pengiriman, dengan tenggat waktu dan pihak yang bertanggung jawab
Kehilangan satu dokumen menunda pengiriman Anda berhari-hari. Kehilangan dokumen yang salah membuat kargo Anda ditahan di bea cukai. Daftar periksa ini mencakup setiap dokumen untuk pengiriman FCL, LCL, reefer, DG, dan multimodal — siapa yang menyiapkannya, siapa yang menerimanya, dan kapan jatuh tempo.
8–12
Dokumen per FCL
Dokumen tidak lengkap
Penyebab keterlambatan paling umum
3–7 hari
Rata-rata penahanan bea cukai
Dokumen Inti — Setiap Pengiriman Memerlukan Ini
Enam dokumen ini diperlukan untuk hampir setiap pengiriman laut, terlepas dari Incoterms atau jenis kargo.
Bill of Lading (B/L)
Bukti legal pengiriman. Diperlukan untuk pelepasan kargo di tujuan. OBL harus diserahkan; SWB dilepaskan dengan ID consignee.
Periksa tiga kali ejaan consignee — satu karakter salah dan bank menolak presentasi LC Anda.
Commercial Invoice
Penilaian bea cukai, perhitungan bea masuk, dan ketentuan pembayaran antara pembeli dan penjual. Harus sesuai persis dengan deskripsi B/L.
HS code pada invoice harus sesuai dengan HS code pada packing list dan entry bea cukai — ketidaksesuaian memicu audit.
Packing List
Rincian kargo yang diuraikan: jumlah koli, dimensi, berat, marking. Digunakan oleh bea cukai, terminal, dan consignee untuk memverifikasi pengiriman.
Sertakan berat bersih, berat kotor, dan CBM per item baris — bukan hanya total. Gudang CFS memerlukan ini untuk merencanakan devan.
Certificate of Origin (CO)
Membuktikan di mana barang diproduksi. Diperlukan untuk tarif bea preferensial di bawah FTA. Beberapa negara memerlukan salinan yang dilegalisir atau apostille.
Periksa apakah negara tujuan menerima CO yang disertifikasi sendiri atau memerlukan stempel kamar dagang. EU menggunakan EUR.1; USMCA menggunakan sertifikat CUSMA.
Cargo Insurance Certificate
Menanggung kehilangan atau kerusakan kargo selama transit. Incoterms CIF/CIP mengharuskan penjual menyediakan. Asuransi kargo laut biasanya menanggung 110% dari nilai invoice.
Institute Cargo Clause A adalah all-risk. Clause C hanya menanggung bahaya yang disebutkan. Periksa persyaratan LC Anda — bank sering menolak Clause C.
Shipper's Letter of Instruction (SLI)
Memberi wewenang kepada freight forwarder untuk bertindak atas nama shipper. Berisi instruksi routing, handling, dan dokumentasi.
Sertakan nomor AES/ITN Anda untuk ekspor AS. SLI adalah jejak kertas Anda jika terjadi kesalahan dengan booking.
Dokumen Berdasarkan Jenis Pengiriman
Jenis pengiriman yang berbeda memerlukan dokumen tambahan selain enam dokumen inti. Pilih jenis pengiriman Anda di bawah ini.
Full Container Load (FCL)
Pengiriman kontainer standar door-to-door. Shipper memuat, consignee membongkar.
VGM Declaration (SOLAS)
Wajib sejak 2016. Kontainer tidak akan dimuat tanpa verified gross mass. Metode 1 (timbang kontainer penuh) atau Metode 2 (jumlahkan semua item + tare).
Container Inspection Report
Dokumentasi foto kondisi kontainer sebelum pemuatan. Melindungi dari klaim kerusakan. Periksa lantai, dinding, atap, seal pintu, dan plat CSC.
Seal Log
Catat nomor seal pada B/L dan laporan inspeksi kontainer. Seal keamanan tinggi (ISO 17712) diperlukan untuk pengiriman C-TPAT dan AEO.
Loading Plan / Stowage Plan
Menunjukkan penempatan kargo, distribusi berat, dan metode pengamanan. Diperlukan oleh beberapa carrier untuk kargo berat atau muatan campuran. Hansatic menghasilkan ini secara otomatis.
Timeline Dokumen — Kapan Menyiapkan Apa
Waktu adalah segalanya. Berikut kapan setiap dokumen harus siap relatif terhadap milestone pengiriman Anda.
Booking (2–4 minggu sebelum ETD)
SLI, asuransi kargo, deklarasi DG (jika berlaku), permintaan suhu (reefer), konfirmasi booking
Pra-pengiriman (1–2 minggu sebelum ETD)
Commercial invoice, packing list, certificate of origin, phytosanitary certificate, health certificate, SDS
Hari pemuatan
VGM declaration, container inspection report, seal log, DG packing certificate, loading plan, PTI report (reefer)
Pasca-pengiriman (1–3 hari setelah ETD)
Bill of lading (draft → final), ISF filing (impor AS, 24 jam sebelum pemuatan), AES/EEI filing (ekspor AS)
Pra-kedatangan (sebelum ETA)
Arrival notice, customs entry, pembayaran bea, delivery order, fumigation certificate (jika diperlukan)
5 Kesalahan Dokumen Yang Menghabiskan Uang Anda
Ini adalah kesalahan yang kami lihat ditangani freight forwarder setiap minggu. Semua dapat dicegah.
Ketidaksesuaian deskripsi B/L dan invoice
Deskripsi barang pada B/L harus sesuai dengan commercial invoice kata demi kata. Bahkan perbedaan kecil ("suku cadang plastik" vs "komponen plastik") dapat memicu penahanan bea cukai atau penolakan LC. Selalu copy-paste, jangan mengetik ulang.
HS code hilang atau salah
HS code yang salah berarti tarif bea yang salah. Jika bea cukai mengetahuinya, Anda membayar selisih ditambah penalti. Jika mereka tidak mengetahuinya, Anda secara teknis melakukan penipuan bea cukai. Gunakan jadwal tarif negara tujuan, bukan negara asal Anda.
VGM diserahkan terlambat atau tidak sama sekali
Tidak ada VGM = kontainer digulung ke kapal berikutnya. Terminal tidak akan menyentuhnya tanpa verified gross mass. Beberapa terminal mengenakan biaya penyimpanan dari tanggal gate-in asli saat Anda berebut untuk mengajukan VGM.
Certificate of origin tidak dilegalisir
Beberapa negara (Timur Tengah, bagian Afrika dan Asia) mengharuskan CO dilegalisir oleh kedutaan mereka di negara asal. Ini bisa memakan waktu 1–2 minggu. Jika Anda melewatkannya, kargo duduk di pelabuhan tujuan mengakumulasi demurrage.
ISF diajukan terlambat untuk impor AS
Importer Security Filing harus diserahkan 24 jam sebelum kargo dimuat di kapal yang menuju AS. Pengajuan terlambat = penalti $5.000 per kejadian. "Saya tidak tahu" bukan pembelaan — CBP telah mendengarnya 10.000 kali.
Dokumen Pengiriman — FAQ
Kontainer Anda berikutnya, dimuat dengan sempurna.
Mulai gratis. Tanpa kartu kredit. Tanpa instalasi.
Mulai Merencanakan Gratis