Sjekkliste for fraktdokumenter
Alle dokumenter du trenger for sjøfrakt — organisert etter forsendelsestype, med tidsfrister og ansvarlige parter
Ett manglende dokument forsinker forsendelsen din med dager. Feil dokument medfører at lasten holdes tilbake i tollen. Denne sjekklisten dekker alle dokumenter for FCL, LCL, reefer, DG og multimodale transporter — hvem som utarbeider det, hvem som mottar det, og når det forfaller.
8–12
Dokumenter per FCL
Ufullstendig papirarbeid
Vanligste årsak til forsinkelser
3–7 dager
Gjennomsnittlig tollstopp
Kjernedokumenter — Alle forsendelser trenger disse
Disse seks dokumentene kreves for praktisk talt alle sjøfraktforsendelser, uavhengig av Incoterms eller lasttype.
Konnossement (B/L)
Juridisk bevis på forsendelse. Nødvendig for utlevering av last ved destinasjon. OBL må leveres tilbake; SWB frigis ved mottaker-ID.
Dobbeltsjekk stavemåten av mottaker — én feil bokstav og banken avviser LC-presentasjonen din.
Handelsfaktura
Tollvurdering, beregning av toll, og betalingsbetingelser mellom kjøper og selger. Må stemme nøyaktig med B/L-beskrivelsen.
HS-kode på fakturaen må stemme med HS-koden på pakkelisten og tolldeklarasjonen — avvik utløser revisjoner.
Pakkeliste
Spesifisert oversikt over last: antall kolli, dimensjoner, vekt, merker. Brukes av toll, terminal og mottaker for å verifisere levering.
Inkluder nettovekt, bruttovekt og CBM per linjepost — ikke bare totaler. CFS-lager trenger dette for å planlegge devanning.
Opprinnelsessertifikat (CO)
Beviser hvor varene ble produsert. Nødvendig for preferansiell tollsats under frihandelsavtaler. Noen land krever legaliserte eller apostillerte kopier.
Sjekk om destinasjonslandet aksepterer selvbekreftet CO eller krever stempel fra handelskammer. EU bruker EUR.1; USMCA bruker CUSMA-sertifikat.
Lastforsikringssertifikat
Dekker tap av eller skade på last under transport. CIF/CIP Incoterms krever at selger leverer. Sjøfraktforsikring dekker typisk 110% av fakturabeløp.
Institute Cargo Clause A er all-risk. Clause C dekker kun navngitte farer. Sjekk LC-kravene dine — banker avviser ofte Clause C.
Avsenders instruksjonsbrev (SLI)
Gir speditøren fullmakt til å handle på vegne av avsender. Inneholder rute-, håndterings- og dokumentasjonsinstruksjoner.
Inkluder ditt AES/ITN-nummer for amerikanske eksporter. SLI er ditt papirspor hvis noe går galt med bookingen.
Dokumenter etter forsendelsestype
Ulike forsendelsestyper krever tilleggsdokumenter utover de seks kjernedokumentene. Velg din forsendelsestype nedenfor.
Full Container Load (FCL)
Standard dør-til-dør containerforsendelse. Avsender laster, mottaker losser.
VGM-deklarasjon (SOLAS)
Obligatorisk siden 2016. Container lastes ikke uten verifisert bruttovekt. Metode 1 (vei full container) eller Metode 2 (summer alle poster + tara).
Containerinspeksjonsrapport
Fotodokumenter containertilstand før lasting. Beskytter mot skadekrav. Sjekk gulv, vegger, tak, dørtettinger og CSC-plate.
Segllogg
Registrer seglnummer på B/L og containerinspeksjonsrapport. Høysikkerhetssegl (ISO 17712) nødvendig for C-TPAT og AEO-forsendelser.
Lasteplan / Stuingsplan
Viser lastplassering, vektfordeling og sikringsmetode. Kreves av noen transportører for tung last eller blandedelass. Hansatic genererer dette automatisk.
Dokumenttidslinje — Når skal hva forberedes
Timing er alt. Her er når hvert dokument skal være klart i forhold til forsendelsesmilepælene dine.
Booking (2–4 uker før ETD)
SLI, lastforsikring, DG-deklarasjon (hvis aktuelt), temperaturforespørsel (reefer), bookingbekreftelse
Før forsendelse (1–2 uker før ETD)
Handelsfaktura, pakkeliste, opprinnelsessertifikat, plantehelsesertifikat, helsesertifikat, SDS
Lastedag
VGM-deklarasjon, containerinspeksjonsrapport, segllogg, DG-pakkesertifikat, lasteplan, PTI-rapport (reefer)
Etter forsendelse (1–3 dager etter ETD)
Konnossement (utkast → endelig), ISF-innlevering (amerikanske importer, 24 timer før lasting), AES/EEI-innlevering (amerikanske eksporter)
Før ankomst (før ETA)
Ankomstmelding, tolldeklarasjon, tollbetaling, utleveringsordre, fumigasjonssertifikat (hvis nødvendig)
5 dokumentfeil som koster deg penger
Dette er feilene vi ser speditører håndtere hver uke. Alle kan forebygges.
B/L og fakturabeskrivelse stemmer ikke
Varebeskrivelsen på B/L må stemme ord-for-ord med handelsfakturaen. Selv mindre forskjeller ("plastdeler" vs "plastkomponenter") kan utløse tollstopp eller LC-avvisninger. Kopier og lim alltid inn, aldri skriv om.
Manglende eller feil HS-kode
Feil HS-kode betyr feil tollsats. Hvis tollen oppdager det, betaler du differansen pluss straff. Hvis de ikke oppdager det, begår du teknisk sett tollsvindel. Bruk destinasjonslandets tollsatsskjema, ikke opprinnelseslandets.
VGM levert for sent eller ikke i det hele tatt
Ingen VGM = container rulles til neste fartøy. Terminal rører den ikke uten verifisert bruttovekt. Noen terminaler tar lagringsgebyr fra opprinnelig innleveringsdato mens du forsøker å få VGM innlevert.
Opprinnelsessertifikat ikke legalisert
Noen land (Midtøsten, deler av Afrika og Asia) krever at CO legaliseres av deres ambassade i opprinnelseslandet. Dette kan ta 1–2 uker. Hvis du går glipp av det, står lasten ved destinasjonshavn og samler opp liggetid.
ISF innlevert for sent for amerikanske importer
Importer Security Filing må innleveres 24 timer før last lastes på fartøy med kurs for USA. Sen innlevering = $5,000 straff per hendelse. "Jeg visste ikke" er ikke et forsvar — CBP har hørt det 10,000 ganger.
Fraktdokumenter — FAQ
Din neste beholder, perfekt lastet.
Start gratis. Ingen kredittkort. Ingen installasjon.
Start planlegging gratis