Douane Volmacht (POA)
Geen enkele douaneagent of expediteur kan namens u optreden zonder een geldige volmacht in het systeem. Het is het enige document dat elke douaneaangifte, ISF-indiening en AES-transactie autoriseert — en zonder dit document komt uw zending direct tot stilstand.
Wat Is een Douane Volmacht?
Een juridisch document dat een douaneagent of expediteur machtigt om namens een importeur of exporteur op te treden bij CBP.
Een douanevolmacht (POA) is een juridische machtiging die een erkende douaneagent, expediteur of vertegenwoordiger toestaat om douanezaken namens een importeur of exporteur te regelen. Het is vereist volgens 19 CFR §141.32 voor iedereen die een derde partij douaneaangiftes, ISF-indieningen of AES-transacties wil laten indienen bij US Customs and Border Protection.
De volmacht is geen eenmalig document per zending — eenmaal opgesteld blijft het geldig totdat het wordt ingetrokken door een van beide partijen. Het dekt alle douanetransacties bij alle Amerikaanse invoerhavens. Zonder een geldige volmacht in het systeem kan uw douaneagent uw goederen niet legaal inklaren, uw ISF indienen of uw AES-exportaangiftes verwerken.
Voor expediteurs die ook een douaneagentlicentie hebben, is de volmacht het basisdocument voor elke klantrelatie. Het is doorgaans een van de eerste documenten die u verzamelt tijdens de onboarding van klanten — voordat enige lading verplaatst wordt.
Soorten Douanevolmachten
Verschillende machtigingsniveaus voor verschillende douaneactiviteiten.
Algemene (Onbeperkte) Volmacht
Machtigt de vertegenwoordiger om ALLE douanezaken namens de principaal uit te voeren — aangiftes, ISF, AES, borgstellingen, drawback-claims, protesten en al het andere. Dit is het meest voorkomende type dat wordt gebruikt door douaneagenten en expediteurs.
Beperkte Volmacht
Beperkt de machtiging tot specifieke douaneactiviteiten — bijvoorbeeld alleen douaneaangiftes, of alleen ISF-indieningen. Wordt gebruikt wanneer de importeur verschillende douaneagenten wil voor verschillende functies, of de reikwijdte van de vertegenwoordiger wil beperken.
Bedrijfsvolmacht
Opgesteld door een vennootschap, maatschap of BV. Moet worden ondertekend door een bevoegd functionaris (president, VP, penningmeester, secretaris) of lid/bestuurder. De titel en bevoegdheid van de ondertekenaar moet op het document worden vermeld.
Individuele Volmacht
Opgesteld door een eenmanszaak of individuele importeur. Ondertekend door het individu in persoonlijke hoedanigheid. Eenvoudigere uitvoeringseisen dan bedrijfsvolmacht, maar het individu is persoonlijk aansprakelijk.
Wat Machtigt een Volmacht?
Een algemene douanevolmacht dekt een breed scala aan douaneactiviteiten.
Douaneaangifte Indiening
Indienen van formele en informele aangiftes, aangiftesamenvattingen, en betaling van rechten, belastingen en kosten namens de importeur.
ISF Indiening (10+2)
Indienen van de Importer Security Filing voor zeevracht. De volmacht dient als de schriftelijke machtiging die door CBP vereist is voor ISF-indiening door een derde partij.
AES / EEI Indiening
Indienen van Electronic Export Information via het Automated Export System. De volmacht machtigt de expediteur om op te treden als gemachtigde van de USPPI.
Douaneborgstelling
Verkrijgen en beheren van douaneborgstellingen — zowel voor enkele zendingen als doorlopende — namens de principaal.
Protesten & Acties Na Aangifte
Indienen van protesten tegen CBP-beslissingen, reageren op tariefverhogingen, verzoeken om herliquidatie en andere administratieve acties na aangifte.
Drawback-Claims
Indienen van drawback-claims voor terugbetaling van rechten betaald op geïmporteerde goederen die vervolgens worden geëxporteerd of vernietigd.
Hoe een Douanevolmacht Uitvoeren
Het proces is eenvoudig maar fouten kunnen het gehele document ongeldig maken.
Gebruik het Juiste CBP-formulier
CBP schrijft geen specifiek formulier voor, maar de meeste douaneagenten gebruiken ofwel de door CBP goedgekeurde sjabloon of hun eigen versie die alle vereiste elementen bevat. Het document moet de principaal, de vertegenwoordiger en de reikwijdte van de bevoegdheid duidelijk identificeren.
Identificeer de Principaal Correct
De wettelijke naam, het adres en het IRS EIN (of SSN voor particulieren) van de principaal moeten exact overeenkomen met wat bij CBP geregistreerd staat. Een verschil tussen de naam op de volmacht en het importeurnummer zal leiden tot afwijzing van de aangifte.
Bevoegde Ondertekenaar
Voor vennootschappen: moet worden ondertekend door een functionaris die door de raad van bestuur is gemachtigd (president, VP, secretaris, penningmeester). Voor maatschappen: elke algemeen vennoot. Voor eenmanszaken: de individuele eigenaar. De ondertekenaar moet zijn/haar titel vermelden.
Getuige of Notariële Bekrachtiging
CBP vereist dat de handtekening wordt getuigd. De getuige tekent de volmacht en verstrekt zijn/haar volledige naam en adres. Notariële bekrachtiging is een alternatief voor getuiging maar is niet vereist als een getuige aanwezig is.
Douaneagent Bewaart Origineel
De douaneagent bewaart de originele ondertekende volmacht in het archief. CBP kan op elk moment vragen deze te zien. De douaneagent moet de volmacht 5 jaar bewaren na de laatste douanetransactie die eronder is uitgevoerd.
Veelgemaakte Volmachtfouten
Deze fouten veroorzaken afwijzing van aangiftes en vertraging bij inklaring.
Verkeerde Ondertekenaar
Een onbevoegd persoon tekent de volmacht — bijv. een medewerker crediteurenadministratie die namens een vennootschap tekent zonder bevoegdheid als functionaris. CBP kan alle aangiftes die onder een onjuist uitgevoerde volmacht zijn ingediend afwijzen.
Ontbrekende Getuige
De getuigeregel blijft leeg of de getuige verstrekt niet zijn/haar volledige naam en adres. Zonder een juiste getuige of notariële bekrachtiging is de volmacht technisch ongeldig.
EIN Komt Niet Overeen
Het EIN op de volmacht komt niet overeen met het importeurnummer in het CBP-systeem. Dit komt vaak voor wanneer bedrijven meerdere entiteiten hebben of recent hun juridische structuur hebben gewijzigd.
Verlopen of Ingetrokken Volmacht
Gebruik van een volmacht die door de principaal is ingetrokken of vervangen door een nieuwe. Douaneagenten moeten actuele volmachtgegevens bijhouden en controleren op intrekkingsberichten.
Ontbrekend Bedrijfsbesluit
Voor vennootschappen vereisen sommige douaneagenten een bedrijfsbesluit dat de functionaris machtigt om de volmacht uit te voeren. Hoewel niet altijd vereist door CBP, eisen veel borgstellingmaatschappijen en douaneagenten dit als goede praktijk.
Frequently Asked Questions
Uw volgende container, perfect beladen.
Gratis starten. Geen creditcard. Geen installatie.
Gratis beginnen met plannen