Checklist Documenti di Spedizione
Tutti i documenti necessari per il trasporto marittimo — organizzati per tipo di spedizione, con scadenze e parti responsabili
La mancanza di un documento ritarda la tua spedizione di giorni. La mancanza di quello sbagliato fa bloccare il tuo carico in dogana. Questa checklist copre tutti i documenti per movimentazioni FCL, LCL, reefer, DG e multimodali — chi li prepara, chi li riceve e quando sono dovuti.
8–12
Documenti per FCL
Documentazione incompleta
Causa più comune di ritardi
3–7 giorni
Fermo doganale medio
Documenti Principali — Necessari per Ogni Spedizione
Questi sei documenti sono richiesti per praticamente ogni spedizione marittima, indipendentemente da Incoterms o tipo di merce.
Polizza di Carico (B/L)
Prova legale della spedizione. Richiesta per il rilascio del carico a destinazione. L'OBL deve essere consegnata; la SWB rilascia tramite ID del destinatario.
Controlla tre volte l'ortografia del destinatario — un solo carattere sbagliato e la banca rifiuta la presentazione del credito documentario.
Fattura Commerciale
Valutazione doganale, calcolo dei dazi e termini di pagamento tra acquirente e venditore. Deve corrispondere esattamente alla descrizione del B/L.
Il codice HS sulla fattura deve corrispondere al codice HS sulla lista di imballaggio e sulla dichiarazione doganale — discrepanze attivano controlli.
Lista di Imballaggio
Dettaglio articolato del carico: numero di colli, dimensioni, pesi, marchi. Utilizzata dalla dogana, dal terminal e dal destinatario per verificare la consegna.
Includi peso netto, peso lordo e CBM per singola voce — non solo totali. I magazzini CFS necessitano di questo per pianificare lo svuotamento.
Certificato di Origine (CO)
Prova dove le merci sono state fabbricate. Richiesto per aliquote daziarie preferenziali secondo FTA. Alcuni paesi richiedono copie legalizzate o apostillate.
Verifica se il paese di destinazione accetta CO autocertificato o richiede timbro camerale. L'UE usa EUR.1; USMCA usa il certificato CUSMA.
Certificato di Assicurazione Merci
Copre perdita o danno del carico durante il trasporto. Gli Incoterms CIF/CIP richiedono che il venditore fornisca. L'assicurazione merci marittime copre tipicamente il 110% del valore della fattura.
Institute Cargo Clause A è all-risk. Clause C copre solo rischi nominati. Controlla i requisiti del tuo credito documentario — le banche spesso rifiutano Clause C.
Lettera di Istruzioni del Mittente (SLI)
Autorizza lo spedizioniere ad agire per conto del mittente. Contiene istruzioni su instradamento, movimentazione e documentazione.
Includi il numero AES/ITN per le esportazioni USA. La SLI è la tua traccia cartacea se qualcosa va storto con la prenotazione.
Documenti per Tipo di Spedizione
Diversi tipi di spedizione richiedono documenti aggiuntivi oltre ai sei principali. Seleziona il tuo tipo di spedizione qui sotto.
Carico Container Completo (FCL)
Spedizione container standard porta a porta. Il mittente carica, il destinatario scarica.
Dichiarazione VGM (SOLAS)
Obbligatorio dal 2016. Il container non verrà caricato senza la massa lorda verificata. Metodo 1 (pesare il container pieno) o Metodo 2 (sommare tutti gli articoli + tara).
Rapporto di Ispezione Container
Documenta fotograficamente le condizioni del container prima del carico. Protegge da richieste di risarcimento danni. Controlla pavimento, pareti, tetto, guarnizioni porte e targa CSC.
Registro Sigilli
Registra il numero del sigillo sul B/L e sul rapporto di ispezione del container. Sigilli ad alta sicurezza (ISO 17712) richiesti per spedizioni C-TPAT e AEO.
Piano di Carico / Piano di Stivaggio
Mostra posizionamento del carico, distribuzione del peso e metodo di fissaggio. Richiesto da alcuni vettori per carichi pesanti o misti. Hansatic lo genera automaticamente.
Timeline Documenti — Quando Preparare Cosa
Il tempismo è tutto. Ecco quando ciascun documento dovrebbe essere pronto rispetto alle tappe della tua spedizione.
Prenotazione (2–4 settimane prima dell'ETD)
SLI, assicurazione merci, dichiarazione DG (se applicabile), richiesta temperatura (reefer), conferma prenotazione
Pre-spedizione (1–2 settimane prima dell'ETD)
Fattura commerciale, lista di imballaggio, certificato di origine, certificato fitosanitario, certificato sanitario, SDS
Giorno di carico
Dichiarazione VGM, rapporto ispezione container, registro sigilli, certificato imballaggio DG, piano di carico, rapporto PTI (reefer)
Post-spedizione (1–3 giorni dopo l'ETD)
Polizza di carico (bozza → finale), presentazione ISF (importazioni USA, 24h prima del carico), presentazione AES/EEI (esportazioni USA)
Pre-arrivo (prima dell'ETA)
Avviso di arrivo, dichiarazione doganale, pagamento dazi, ordine di consegna, certificato di fumigazione (se richiesto)
5 Errori Documentali Che Ti Costano Denaro
Questi sono gli errori che vediamo gli spedizionieri affrontare ogni settimana. Tutti prevenibili.
Discrepanza tra descrizione B/L e fattura
La descrizione delle merci sul B/L deve corrispondere alla fattura commerciale parola per parola. Anche piccole differenze ("parti in plastica" vs "componenti in plastica") possono causare fermi doganali o rifiuti di credito documentario. Copia-incolla sempre, non riscrivere mai.
Codice HS mancante o errato
Codice HS sbagliato significa aliquota daziaria sbagliata. Se la dogana lo scopre, paghi la differenza più penali. Se non lo scoprono, tecnicamente stai commettendo frode doganale. Usa il tariffario del paese di destinazione, non quello del tuo paese di origine.
VGM presentato in ritardo o per niente
Nessun VGM = container rinviato alla nave successiva. Il terminal non lo toccherà senza la massa lorda verificata. Alcuni terminal addebitano lo stoccaggio dalla data di ingresso originale mentre ti affanni per presentare il VGM.
Certificato di origine non legalizzato
Alcuni paesi (Medio Oriente, parti di Africa e Asia) richiedono che il CO sia legalizzato dalla loro ambasciata nel paese di origine. Questo può richiedere 1–2 settimane. Se lo perdi, il carico resta al porto di destinazione accumulando controstallie.
ISF presentato in ritardo per importazioni USA
L'Importer Security Filing deve essere presentato 24 ore prima che il carico venga caricato su una nave diretta negli USA. Presentazione tardiva = penale di $5.000 per occorrenza. "Non lo sapevo" non è una difesa — CBP l'ha sentito 10.000 volte.
Documenti di Spedizione — Domande Frequenti
Il tuo prossimo container, caricato alla perfezione.
Inizia gratis. Nessuna carta di credito. Nessuna installazione.
Inizia a pianificare gratis