Aangepaste Palletmaten vs. Euro Pallet Vrachtprijzen: Het €1.000/maand-probleem van een 25-jarige groothandel
Elke buffervat die deze HVAC-groothandel verstuurt, komt op een andere palletafmeting — en vervoerders rekenen alleen in Euro-pallets. Dit is wat het handmatig oplossen van dit vraagstuk elke maand kost.
Belangrijkste punten
- InterClima verstuurt buffervaten op vier verschillende palletafmetingen — 90x90, 85x85, 70x70 en 55x55 cm — waarvan geen enkele een standaard Euro-pallet is.
- Vervoerders hanteren uitsluitend tarieven op basis van Euro-pallet-equivalenten, waardoor elke ruimte die niet netjes om te rekenen is, toch in rekening wordt gebracht alsof deze bezet is — "we betalen voor het vervoer van lucht."
- Elke zending wordt handmatig gepland: een uitgeprinte paklijst, vaten per maat op papier gegroepeerd, en de laadmeters handmatig berekend totdat de cijfers geen ruimte meer verspillen.
- De marge voor fouten betekent direct geld — één onnodige extra palletpositie kost ongeveer €100, en de eigenaar schat dat er maandelijks zo’n €1.000 aan onnodige vrachtkosten verloren gaat door suboptimale handmatige indelingen.
- Het vaardigheidsverschil verergert het probleem: medewerkers die ruimtelijk inzicht hebben, lossen de puzzel snel op, terwijl anderen een halve dag kunnen bezig zijn met één zending, twijfelend over een beslissing die hoe dan ook echte euro’s kost.
Een trein om 4 uur ’s ochtends naar een magazijn vol pallets in vreemde maten
Voor deze aflevering van Cargo BTS namen we om 4 uur ’s ochtends de trein van Berlijn naar Cuijk, in Nederland, om een ochtend door te brengen met Bart Kok, eigenaar van InterClima B.V. — een HVAC-groothandel die sinds 1999 actief is. Het idee achter Cargo BTS is eenvoudig: verlaat het kantoor, ga naar de echte magazijnen en laaddocks, en ontdek waar mensen die dagelijks zendingen plannen echt mee worstelen. InterClima bleek een bijna perfecte case study, want vrijwel niets wat zij versturen past op een standaard palletmaat.
Van eenmanszaak naar een magazijn met 11 medewerkers in 25 jaar
Bart begon in 1999 in de branche, werkte bij een andere groothandel in Nederland, en stapte na anderhalf jaar over naar een tweede bedrijf voordat hij besloot voor zichzelf te beginnen. "Het is beter om het zelf te doen — dan heeft niemand je te vertellen hoe het moet," zei hij. Hij startte alleen; InterClima telt nu 11 medewerkers.
Het magazijn in Cuijk waar het bedrijf nu werkt, is net iets meer dan een jaar oud en is letterlijk vanaf de grond opgebouwd: de grond uitgegraven, beton gestort, de staalconstructie opgetrokken. Het hele project duurde ongeveer een jaar en vier maanden. Het vorige magazijn was te klein en te onpraktisch — elke binnenkomende zending betekende dat bestaande voorraad eerst verplaatst moest worden om ruimte te maken.
Het product: koelmachines en buffervaten
InterClima verkoopt buffervaten — thermische opslagtanks die worden gebruikt in combinatie met koelmachines en warmtepompsystemen. Een kleine koelmachine produceert gekoeld water (vaak rond de 6°C), maar de compressor werkt in cycli en staat regelmatig uit. Tijdens die "uit"-fase moet het systeem nog steeds aan de koelbehoefte voldoen, dus een tank met opgeslagen koud (of warm) water overbrugt die periode. Het bedrijf begon met de verkoop van koelmachines en voegde enkele jaren later de vaten toe.
De klanten zijn vrijwel uitsluitend zakelijk: kantoren, industriële locaties, ziekenhuizen. "Ik kan me geen gebouw voorstellen zonder zo’n vat," aldus Bart — en de verschuiving naar warmtepompen heeft de vraag alleen maar doen toenemen, omdat warmtepompsystemen doorgaans een eigen buffer nodig hebben om goed te functioneren.
250 vaten, FIFO-rotatie
Voorraadvaten komen uit Italië in partijen van ongeveer 250 stuks, drie tot vier keer per jaar, om voldoende voorraad voor de Nederlandse markt op te bouwen. Het magazijn hanteert een strikt first-in-first-out-systeem — twee rijen per vattype — zodat oudere voorraad altijd eerder wordt verstuurd dan nieuwe, ongeacht op welke pallet deze staat.
Vier palletmaten, geen standaardisatie
Hier begint het laadprobleem. De vaten worden geleverd op industriële pallets op maat, niet op standaard Euro-pallets, en de palletmaat hangt af van het vat: 90x90 cm, 85x85 cm, 70x70 cm en 55x55 cm, allemaal in dezelfde zending. Op maat gebouwde vaten — met interne schotten, flenzen en aansluitingen — vormen een vijfde variabele, omdat deze apart worden gebouwd en rechtstreeks naar het magazijn van de vervoerder worden gestuurd, in plaats van in standaardpartijen.
Waarom vervoerders alleen in Euro-pallets rekenen
Hier ontstaat de mismatch: vervoerders hanteren groupage-vrachtprijzen op basis van Euro-pallet-equivalenten. Een zending met pallets van 90x90, 85x85, 70x70 en 55x55 cm past niet netjes in dat systeem, dus moet InterClima hun werkelijke afmetingen omrekenen naar het aantal Euro-palletposities waarvoor de vervoerder zal factureren — en die omrekening is zelden exact.
"We betalen voor het vervoer van lucht"
Als de omrekening niet klopt, blijft er ongebruikte ruimte in de vrachtwagen over die toch in rekening wordt gebracht. "We proppen zoveel mogelijk in de gereserveerde ruimte — maar dat betekent veel extra handelingen, veel extra kosten, zonder dat het iets oplevert," legde Bart uit. "Soms zie je dat je meer ruimte nodig hebt, en dat het niet efficiënt is. Maar goed, het is niet anders." Die uitspraak — betalen voor het vervoer van lucht — vat het beste samen wat het kost als een laadschema niet is geoptimaliseerd voor de eenheid waarop de vervoerder daadwerkelijk rekent.
De handmatige Tetris: pen, papier, een halve dag
Tegenwoordig wordt de indeling van elke zending handmatig uitgedacht. Iemand print de paklijst uit, groepeert de vaten op papier per maat — drie kleine vaten bij elkaar, één groot vat, een doos die in het gat past — en berekent handmatig de laadmeters: deze pallet is 1 meter, die groep is 1,8 meter, plus nog een meter, gedeeld door de breedte van de oplegger, wat een gebroken aantal palletposities oplevert dat naar boven wordt afgerond op hele posities.
Voor Bart, die het proces omschrijft als "puzzelen als Tetris," is het bijna een tweede natuur. Voor collega’s die minder ruimtelijk inzicht hebben, kan dezelfde opdracht tot een halve dag per zending duren, met echte spanning — een verkeerde beslissing in de indeling is geen theoretisch probleem, maar komt terug als een extra post op de vrachtfactuur.
Alfa-mensen vs. bèta-mensen
Bart heeft zijn eigen verklaring waarom dit zo moeilijk te standaardiseren is binnen een team: "Je hebt alfa-mensen en bèta-mensen. Bèta-mensen zijn goed in rekenen, natuurkunde, dat soort dingen. Alfa-mensen zijn talen, verkoop." Medewerkers met ruimtelijk inzicht lossen de indeling intuïtief op; medewerkers zonder dat inzicht kunnen een halve dag twijfelen, onzeker of een bepaalde opstelling echt de goedkoopste optie is of gewoon de eerste die paste.
Wat hij in plaats daarvan wil, is simpel: de zendingslijst uploaden en automatisch de geoptimaliseerde indeling terugkrijgen, met een visueel palletpositieschema dat de vervoerder direct kan gebruiken — zodat zowel de handmatige berekeningen als de twijfel uit het proces verdwijnen.
€1.000 per maand aan vermijdbare vrachtkosten
De cijfers liegen er niet om. Bij een doorsnee zending maakt het verschil tussen een goed en een slecht geplande indeling meestal één of twee palletposities uit — en één palletpositie kost ongeveer €100. Met meerdere zendingen per week vanuit twee of drie Italiaanse fabrieken schat Bart dat het bedrijf maandelijks zo’n €1.000 verliest aan vermijdbare inefficiëntie door handmatige laadplanning — geld dat, in zijn woorden, "niet nodig is" zodra je de meest optimale laadindeling kunt berekenen.