Niestandardowe rozmiary palet a cennik frachtu na paletach euro: Problem hurtownika HVAC za 25 lat warte €1000 miesięcznie

O 4 rano pociągiem do magazynu pełnego nietypowych palet

W tym odcinku Cargo BTS wsiedliśmy o 4 rano do pociągu z Berlina do Cuijk w Holandii, by spędzić poranek z Bartem Kokiem, właścicielem InterClima B.V. — hurtowni HVAC działającej od 1999 roku. Idea Cargo BTS jest prosta: opuścić biuro, pojechać do rzeczywistych magazynów i ramp załadunkowych i dowiedzieć się, z czym na co dzień borykają się ludzie planujący wysyłki. InterClima okazała się niemal idealnym studium przypadku, bo prawie nic z tego, co wysyłają, nie mieści się w standardowych rozmiarach palet.

Od jednoosobowej hurtowni do 11-osobowego magazynu w 25 lat

Bart rozpoczął działalność w branży w 1999 roku, pracując najpierw dla innego hurtownika w Holandii, potem przez półtora roku w kolejnej firmie, zanim zdecydował się na własną działalność. „Lepiej robić to samemu — wtedy nikt nie mówi ci, jak to ma wyglądać”, powiedział. Zaczynał sam; dziś InterClima zatrudnia 11 osób.

Magazyn w Cuijk, z którego firma korzysta obecnie, ma nieco ponad rok i powstał od zera — dosłownie: od wykopania fundamentów, przez wylanie betonu, po montaż konstrukcji stalowej. Cały projekt zajął około roku i czterech miesięcy. Poprzedni magazyn był za mały i niepraktyczny — każda nowa dostawa oznaczała konieczność przesuwania istniejącego towaru, by zrobić miejsce.

Produkt: agregaty chłodnicze i zbiorniki akumulacyjne

InterClima sprzedaje zbiorniki akumulacyjne — bufory termiczne stosowane w systemach chłodniczych i pompach ciepła. Mały agregat chłodniczy produkuje wodę lodową (zazwyczaj o temperaturze około 6°C), ale jego sprężarka pracuje cyklicznie, włączając się i wyłączając, zamiast działać w sposób ciągły. W fazie „wyłączenia” system nadal musi zaspokajać zapotrzebowanie na chłód, dlatego zbiornik z magazynowaną zimną (lub ciepłą) wodą pełni rolę bufora. Firma zaczynała od sprzedaży agregatów, a zbiorniki dodała do oferty kilka lat później.

Klienci to niemal wyłącznie podmioty komercyjne: biurowce, zakłady przemysłowe, szpitale. „Nie wyobrażam sobie budynku bez zbiornika”, mówi Bart — a rosnące zainteresowanie pompami ciepła tylko zwiększa popyt, bo systemy te zazwyczaj wymagają własnego bufora, by działać prawidłowo.

250 zbiorników, rotacja FIFO

Zbiorniki docierają z Włoch w partiach po około 250 sztuk, trzy-cztery razy w roku, by zapewnić odpowiedni zapas na rynek holenderski. Magazyn działa w systemie FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) — każdy typ zbiornika ma dwie rzędy, więc starszy towar zawsze wysyłany jest przed nowszym, niezależnie od tego, na której palecie akurat stoi.

Cztery rozmiary palet, zero standaryzacji

Tu zaczyna się problem z załadunkiem. Zbiorniki wysyłane są na niestandardowych paletach przemysłowych, a nie na standardowych paletach euro, a ich rozmiar zależy od typu zbiornika: 90x90 cm, 85x85 cm, 70x70 cm i 55x55 cm — wszystkie w jednym zamówieniu. Zbiorniki wykonane na zamówienie — te z wewnętrznymi przegrodami, kołnierzami i niestandardowymi przyłączami — stanowią piąty wariant, bo są produkowane i wysyłane do magazynu spedytora pojedynczo, a nie w standardowych partiach.

Dlaczego spedytorzy wyceniają tylko w paletach euro

Problem polega na tym, że spedytorzy wyceniają fracht grupowy w przeliczeniu na palety euro. Wysyłka składająca się z palet 90x90, 85x85, 70x70 i 55x55 nie przekłada się dokładnie na tę jednostkę, więc InterClima musi przeliczyć rzeczywistą powierzchnię na liczbę pozycji paletowych, za które spedytor wystawi rachunek — a to przeliczenie rzadko jest precyzyjne.

„Płacimy za transport powietrza”

Kiedy przeliczenie nie jest dokładne, w ciężarówce pozostaje niewykorzystana przestrzeń, za którą i tak trzeba zapłacić. „Staramy się upakować jak najwięcej w zarezerwowanej przestrzeni — ale to oznacza wiele dodatkowych ruchów, dodatkowe koszty, bez realnego wykorzystania”, tłumaczy Bart. „Widzimy, że potrzeba więcej miejsca, a czasem nie jest to efektywne. Ale cóż, tak to już jest”. To zdanie — płacenie za transport powietrza — najlepiej oddaje koszt układu ładunku, który nie jest zoptymalizowany pod kątem jednostki rozliczeniowej stosowanej przez spedytora.

Manualny Tetris: długopis, papier, pół dnia pracy

Dziś układ każdej wysyłki jest planowany ręcznie. Ktoś drukuje listę pakowania, grupuje zbiorniki według rozmiaru na papierze — trzy małe razem, jeden większy, pudełko w wolnej przestrzeni — i ręcznie oblicza metry bieżące: ta paleta to 1 metr, tamta grupa to 1,8 metra, plus kolejny metr, podzielone przez szerokość naczepy, co daje ułamkową liczbę pozycji paletowych, zaokrąglaną w górę do pełnej jednostki.

Dla Barta, który opisuje ten proces jako „układankę jak w Tetrisie”, to niemal odruch. Dla kolegów, którzy nie mają wyobraźni przestrzennej, to samo zadanie może zająć nawet pół dnia, z towarzyszącym mu stresem — bo błędna decyzja w układzie nie jest hipotetyczna, tylko przekłada się na dodatkową pozycję na fakturze za fracht.

Ludzie alfa kontra ludzie beta

Bart ma własną teorię, dlaczego trudno jest zestandaryzować ten proces w zespole: „Są ludzie alfa i ludzie beta. Beta są dobrzy w obliczeniach, fizyce, tego typu rzeczach. Alfa to języki, sprzedaż”. Pracownicy z wyobraźnią przestrzenną rozwiązują układ intuicyjnie; ci, którzy jej nie mają, mogą spędzić pół dnia na wątpliwościach, niepewni, czy dany układ jest naprawdę najtańszą opcją, czy tylko pierwszą, która się zmieściła.

Tym, czego naprawdę potrzebuje, jest proste rozwiązanie: załadowanie listy wysyłkowej i automatyczne otrzymanie zoptymalizowanego układu, z wizualną siatką pozycji paletowych gotową do przekazania spedytorowi — bez ręcznych obliczeń i niepewności.

€1000 miesięcznie na zbędne koszty frachtu

Liczby są konkretne. W typowej wysyłce różnica między dobrze a źle zaplanowanym układem to zwykle jedna lub dwie pozycje paletowe — a każda z nich kosztuje około €100. Przy kilku wysyłkach tygodniowo z dwóch-trzech włoskich fabryk Bart szacuje, że firma traci miesięcznie około €1000 na niepotrzebnych kosztach wynikających z ręcznego planowania układu — pieniądze, które, jak mówi, „są zbędne”, gdy tylko ma się odpowiednie narzędzie do optymalizacji załadunku.

Najczęściej zadawane pytania