Lista kontrolna dokumentów przewozowych
Każdy dokument potrzebny do transportu morskiego — uporządkowany według typu przesyłki, z terminami i stronami odpowiedzialnymi
Brak jednego dokumentu opóźnia przesyłkę o dni. Brak właściwego dokumentu powoduje zatrzymanie ładunku w urzędzie celnym. Ta lista kontrolna obejmuje każdy dokument dla przesyłek FCL, LCL, chłodniczych, towarów niebezpiecznych i transportu multimodalnego — kto go przygotowuje, kto go otrzymuje i kiedy jest wymagany.
8–12
Dokumentów na FCL
Niekompletna dokumentacja
Najczęstsza przyczyna opóźnień
3–7 dni
Średnie zatrzymanie celne
Dokumenty podstawowe — Potrzebne przy każdej przesyłce
Te sześć dokumentów jest wymaganych przy praktycznie każdej przesyłce morskiej, niezależnie od Incoterms czy typu ładunku.
Konosament (B/L)
Prawny dowód przesyłki. Wymagany do wydania ładunku w miejscu przeznaczenia. OBL musi być zwrócony; SWB zwalniany przez ID odbiorcy.
Sprawdź trzykrotnie pisownię odbiorcy — jeden błędny znak i bank odrzuci prezentację LC.
Faktura handlowa
Wycena celna, kalkulacja cła i warunki płatności między kupującym a sprzedającym. Musi dokładnie odpowiadać opisowi w B/L.
Kod HS na fakturze musi odpowiadać kodowi HS na liście pakunkowej i zgłoszeniu celnym — niezgodności wywołują kontrole.
Lista pakunkowa
Szczegółowe zestawienie ładunku: liczba sztuk, wymiary, wagi, oznaczenia. Używane przez urząd celny, terminal i odbiorcę do weryfikacji dostawy.
Podaj wagę netto, wagę brutto i CBM dla każdej pozycji — nie tylko sumy. Magazyny CFS potrzebują tego do planowania dekonsolidacji.
Świadectwo pochodzenia (CO)
Potwierdza miejsce produkcji towarów. Wymagane do preferencyjnych stawek celnych w ramach umów o wolnym handlu. Niektóre kraje wymagają legalizowanych lub apostille kopii.
Sprawdź, czy kraj docelowy akceptuje samocertyfikację CO czy wymaga pieczęci izby. UE używa EUR.1; USMCA używa certyfikatu CUSMA.
Certyfikat ubezpieczenia ładunku
Obejmuje utratę lub uszkodzenie ładunku podczas transportu. Incoterms CIF/CIP wymagają od sprzedającego zapewnienia. Ubezpieczenie ładunku morskiego zazwyczaj obejmuje 110% wartości faktury.
Institute Cargo Clause A to ubezpieczenie all-risk. Clause C obejmuje tylko wymienione zagrożenia. Sprawdź wymagania LC — banki często odrzucają Clause C.
Instrukcja nadawcy (SLI)
Upoważnia spedytora do działania w imieniu nadawcy. Zawiera instrukcje dotyczące routingu, obsługi i dokumentacji.
Dołącz numer AES/ITN dla eksportu z USA. SLI to dowód w przypadku problemów z rezerwacją.
Dokumenty według typu przesyłki
Różne typy przesyłek wymagają dodatkowych dokumentów poza podstawową szóstką. Wybierz poniżej typ przesyłki.
Pełny kontener (FCL)
Standardowa przesyłka kontenerowa door-to-door. Nadawca załadowuje, odbiorca rozładowuje.
Deklaracja VGM (SOLAS)
Obowiązkowa od 2016. Kontener nie zostanie załadowany bez zweryfikowanej masy brutto. Metoda 1 (zważyć pełny kontener) lub Metoda 2 (zsumować wszystkie pozycje + tara).
Raport inspekcji kontenera
Udokumentuj fotograficznie stan kontenera przed załadunkiem. Zabezpiecza przed roszczeniami o szkody. Sprawdź podłogę, ściany, dach, uszczelki drzwi i tabliczkę CSC.
Rejestr plomb
Zapisz numer plomby w B/L i raporcie inspekcji kontenera. Plomby wysokiego bezpieczeństwa (ISO 17712) wymagane dla przesyłek C-TPAT i AEO.
Plan załadunku / Plan składowania
Pokazuje rozmieszczenie ładunku, rozkład wagi i metodę mocowania. Wymagany przez niektórych przewoźników dla ciężkiego ładunku lub ładunków mieszanych. Hansatic generuje to automatycznie.
Harmonogram dokumentów — Kiedy przygotować co
Czas to wszystko. Oto kiedy każdy dokument powinien być gotowy w stosunku do kamieni milowych Twojej przesyłki.
Rezerwacja (2–4 tygodnie przed ETD)
SLI, ubezpieczenie ładunku, deklaracja DG (jeśli dotyczy), zlecenie temperatury (chłodnia), potwierdzenie rezerwacji
Przed wysyłką (1–2 tygodnie przed ETD)
Faktura handlowa, lista pakunkowa, świadectwo pochodzenia, certyfikat fitosanitarny, świadectwo zdrowia, SDS
Dzień załadunku
Deklaracja VGM, raport inspekcji kontenera, rejestr plomb, certyfikat pakowania DG, plan załadunku, raport PTI (chłodnia)
Po wysyłce (1–3 dni po ETD)
Konosament (projekt → wersja finalna), zgłoszenie ISF (import do USA, 24 godz. przed załadunkiem), zgłoszenie AES/EEI (eksport z USA)
Przed przybyciem (przed ETA)
Zawiadomienie o przybyciu, zgłoszenie celne, opłata celna, zlecenie wydania, certyfikat fumigacji (jeśli wymagany)
5 błędów dokumentacyjnych, które kosztują pieniądze
To błędy, z którymi spedytorzy mają do czynienia każdego tygodnia. Wszystkie można zapobiec.
Niezgodność opisów w B/L i fakturze
Opis towarów w B/L musi dokładnie odpowiadać fakturze handlowej słowo w słowo. Nawet drobne różnice ("części plastikowe" vs "komponenty plastikowe") mogą wywołać zatrzymanie celne lub odrzucenie LC. Zawsze kopiuj-wklej, nigdy nie przepisuj.
Brakujący lub błędny kod HS
Błędny kod HS oznacza błędnąstawkę celną. Jeśli urząd celny to wykryje, płacisz różnicę plus kary. Jeśli nie wykryje, technicznie popełniasz oszustwo celne. Użyj taryfy kraju docelowego, a nie kraju pochodzenia.
VGM złożone za późno lub wcale
Brak VGM = kontener przełożony na następny statek. Terminal nie tknie go bez zweryfikowanej masy brutto. Niektóre terminale naliczają składowanie od pierwotnej daty wprowadzenia, gdy starasz się złożyć VGM.
Świadectwo pochodzenia nielegalizowane
Niektóre kraje (Bliski Wschód, części Afryki i Azji) wymagają legalizacji CO przez swoją ambasadę w kraju pochodzenia. Może to zająć 1–2 tygodnie. Jeśli to przeoczysz, ładunek czeka w porcie docelowym naliczając postój.
ISF złożone za późno dla importu do USA
Importer Security Filing musi zostać złożone 24 godziny przed załadunkiem ładunku na statek zmierzający do USA. Spóźnione złożenie = kara $5,000 za wystąpienie. "Nie wiedziałem" nie jest obroną — CBP słyszało to 10,000 razy.
Dokumenty przewozowe — FAQ
Twój następny kontener, załadowany idealnie.
Zacznij za darmo. Bez karty kredytowej. Bez instalacji.
Zacznij planować za darmo