Tjekliste for forsendelsesdokumenter
Hvert dokument du har brug for til søfragt — organiseret efter forsendelsestype, med deadlines og ansvarlige parter
Ét manglende dokument forsinker din forsendelse med dage. Det forkerte manglende dokument får din last tilbageholdt i tolden. Denne tjekliste dækker hvert dokument til FCL, LCL, reefer, DG og multimodale transporter — hvem der udarbejder det, hvem der modtager det, og hvornår det forfalder.
8–12
Dokumenter pr. FCL
Ufuldstændigt papirarbejde
Hyppigste årsag til forsinkelser
3–7 dage
Gennemsnitlig toldtilbageholdelse
Kernedokumenter — Disse skal med i hver forsendelse
Disse seks dokumenter er påkrævet ved praktisk talt enhver søfragtforsendelse, uanset Incoterms eller lasttype.
Konnossement (B/L)
Juridisk bevis for forsendelsen. Kræves for frigivelse af last ved destination. OBL skal afleveres; SWB frigives ved modtagers ID.
Tjek modtagerens stavning tre gange — ét forkert tegn og banken afviser din LC-præsentation.
Handelsfaktura
Toldvurdering, toldberegning og betalingsbetingelser mellem køber og sælger. Skal nøjagtigt matche B/L-beskrivelsen.
HS-koden på fakturaen skal matche HS-koden på pakkelisten og toldangivelsen — uoverensstemmelser udløser revisioner.
Pakkeliste
Specificeret opdeling af last: antal stykker, dimensioner, vægt, mærker. Bruges af told, terminal og modtager til at verificere levering.
Medtag nettovægt, bruttovægt og CBM pr. varelinje — ikke kun totaler. CFS-lagre har brug for dette til at planlægge aflæsning.
Oprindelsescertifikat (CO)
Beviser hvor varer blev fremstillet. Kræves for præferencetoldsatser under frihandelsaftaler. Nogle lande kræver legaliserede eller apostillerede kopier.
Tjek om destinationslandet accepterer selvbekræftet CO eller kræver stempel fra handelskammer. EU bruger EUR.1; USMCA bruger CUSMA-certifikat.
Lastforsikringscertifikat
Dækker tab eller beskadigelse af last under transport. CIF/CIP Incoterms kræver at sælger sørger for dette. Søfragtforsikring dækker typisk 110% af fakturabeløb.
Institute Cargo Clause A er all-risk. Clause C dækker kun navngivne farer. Tjek dine LC-krav — banker afviser ofte Clause C.
Afsenders instruksbrev (SLI)
Autoriserer speditøren til at handle på vegne af afsenderen. Indeholder ruteplanlægning, håndtering og dokumentationsinstruktioner.
Medtag dit AES/ITN-nummer for US-eksport. SLI er dit papirspor hvis noget går galt med bookingen.
Dokumenter efter forsendelsestype
Forskellige forsendelsestyper kræver yderligere dokumenter ud over de seks kernedokumenter. Vælg din forsendelsestype nedenfor.
Fuld containerlast (FCL)
Standard dør-til-dør containerforsendelse. Afsender læsser, modtager aflæsser.
VGM-erklæring (SOLAS)
Obligatorisk siden 2016. Container lastes ikke uden verificeret bruttomasse. Metode 1 (vej fuld container) eller Metode 2 (sum alle varer + taravægt).
Containerinspektionsrapport
Fotodokumenter containertilstand før lastning. Beskytter mod skadeskrav. Tjek gulv, vægge, tag, dørtætninger og CSC-plade.
Forseglingslog
Registrer forseglingsnummer på B/L og containerinspektionsrapport. Højsikkerhedsforseglingen (ISO 17712) kræves for C-TPAT og AEO-forsendelser.
Lastplan / Stuvningsplan
Viser lastplacering, vægtfordeling og sikringsmetode. Kræves af nogle rederier for tung last eller blandede laster. Hansatic genererer dette automatisk.
Dokumenttidslinje — Hvornår skal hvad forberedes
Timing er altafgørende. Her er hvornår hvert dokument skal være klar i forhold til dine forsendelsesmilepæle.
Booking (2–4 uger før ETD)
SLI, lastforsikring, DG-erklæring (hvis relevant), temperaturanmodning (reefer), bookingbekræftelse
Før forsendelse (1–2 uger før ETD)
Handelsfaktura, pakkeliste, oprindelsescertifikat, plantesundhedscertifikat, sundhedscertifikat, SDS
Lastningsdag
VGM-erklæring, containerinspektionsrapport, forseglingslog, DG-emballagecertifikat, lastplan, PTI-rapport (reefer)
Efter forsendelse (1–3 dage efter ETD)
Konnossement (udkast → endelig), ISF-indberetning (US-import, 24 timer før lastning), AES/EEI-indberetning (US-eksport)
Før ankomst (før ETA)
Ankomstmeddelelse, toldangivelse, toldbetaling, leveringsordre, begasningscertifikat (hvis påkrævet)
5 dokumentfejl der koster dig penge
Dette er de fejl vi ser speditører håndtere hver uge. Alle kan forebygges.
B/L og fakturabeskrivelse matcher ikke
Varebeskrivelsen på B/L skal matche handelsfakturaen ord for ord. Selv mindre forskelle ("plastdele" vs "plastkomponenter") kan udløse toldtilbageholdelser eller LC-afvisninger. Kopiér og indsæt altid, genskriv aldrig.
Manglende eller forkert HS-kode
Forkert HS-kode betyder forkert toldsats. Hvis tolden opdager det, betaler du differencen plus bøder. Hvis de ikke opdager det, begår du teknisk set toldsvindel. Brug destinationslandets toldsats, ikke dit oprindelseslands.
VGM indsendt for sent eller slet ikke
Ingen VGM = container rulles til næste skib. Terminal rører den ikke uden verificeret bruttomasse. Nogle terminaler opkræver opbevaring fra oprindelig indkørselsdato mens du kæmper for at få VGM indberettet.
Oprindelsescertifikat ikke legaliseret
Nogle lande (Mellemøsten, dele af Afrika og Asien) kræver at CO legaliseres af deres ambassade i oprindelseslandet. Dette kan tage 1–2 uger. Hvis du misser det, ligger lasten ved destinationshavnen og påløber demurrage.
ISF indberettet for sent til US-import
Importer Security Filing skal indsendes 24 timer før last læsses på skib med kurs mod USA. For sen indberetning = 37.000 kr. bøde pr. tilfælde. "Jeg vidste det ikke" er ikke et forsvar — CBP har hørt det 10.000 gange.
Fragdokumenter — FAQ
Din næste container, perfekt lastet.
Start gratis. Intet kreditkort. Ingen installation.
Begynd at planlægge gratis