शिपिंग दस्तावेज़ चेकलिस्ट
समुद्री माल ढुलाई के लिए आवश्यक प्रत्येक दस्तावेज़ — शिपमेंट प्रकार, समय सीमा और जिम्मेदार पक्षों के अनुसार व्यवस्थित
एक दस्तावेज़ गुम होने से आपकी शिपमेंट कई दिन विलंबित हो जाती है। गलत दस्तावेज़ गुम होने पर आपका कार्गो कस्टम में रोक दिया जाता है। यह चेकलिस्ट FCL, LCL, रीफर, DG और मल्टीमॉडल परिवहन के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ को शामिल करती है — कौन तैयार करता है, कौन प्राप्त करता है, और कब देय है।
8–12
प्रति FCL दस्तावेज़
अधूरे कागजात
विलंब का सबसे आम कारण
3–7 दिन
औसत कस्टम होल्ड
मुख्य दस्तावेज़ — हर शिपमेंट के लिए आवश्यक
ये छह दस्तावेज़ लगभग हर समुद्री माल ढुलाई शिपमेंट के लिए आवश्यक हैं, चाहे Incoterms या कार्गो प्रकार कुछ भी हो।
बिल ऑफ लेडिंग (B/L)
शिपमेंट का कानूनी प्रमाण। गंतव्य पर कार्गो रिलीज़ के लिए आवश्यक। OBL सरेंडर किया जाना चाहिए; SWB कंसाइनी ID द्वारा रिलीज़ होता है।
कंसाइनी की स्पेलिंग की तीन बार जांच करें — एक गलत अक्षर और बैंक आपकी LC प्रस्तुति को अस्वीकार कर देता है।
कमर्शियल इनवॉइस
कस्टम मूल्यांकन, शुल्क गणना, और खरीदार और विक्रेता के बीच भुगतान शर्तें। B/L विवरण से बिल्कुल मेल खाना चाहिए।
इनवॉइस पर HS code, पैकिंग लिस्ट और कस्टम एंट्री पर HS code से मेल खाना चाहिए — बेमेल ऑडिट को ट्रिगर करता है।
पैकिंग लिस्ट
कार्गो का विस्तृत विवरण: टुकड़ों की संख्या, आयाम, वजन, चिह्न। कस्टम, टर्मिनल, और कंसाइनी द्वारा डिलीवरी सत्यापित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
प्रति लाइन आइटम नेट वेट, ग्रॉस वेट, और CBM शामिल करें — केवल कुल नहीं। CFS गोदामों को devan योजना बनाने के लिए इसकी आवश्यकता होती है।
सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन (CO)
साबित करता है कि माल कहां निर्मित किया गया था। FTA के तहत प्राथमिकता शुल्क दरों के लिए आवश्यक। कुछ देशों को वैधीकृत या apostilled प्रतियां चाहिए।
जांचें कि गंतव्य देश स्व-प्रमाणित CO स्वीकार करता है या चैंबर स्टांप की आवश्यकता है। EU EUR.1 उपयोग करता है; USMCA CUSMA सर्टिफिकेट उपयोग करता है।
कार्गो इंश्योरेंस सर्टिफिकेट
ट्रांजिट के दौरान कार्गो हानि या क्षति को कवर करता है। CIF/CIP Incoterms में विक्रेता को प्रदान करना आवश्यक है। समुद्री कार्गो बीमा आमतौर पर इनवॉइस मूल्य का 110% कवर करता है।
Institute Cargo Clause A सर्व-जोखिम है। Clause C केवल नामित खतरों को कवर करता है। अपनी LC आवश्यकताओं की जांच करें — बैंक अक्सर Clause C को अस्वीकार करते हैं।
शिपर्स लेटर ऑफ इंस्ट्रक्शन (SLI)
फ्रेट फॉरवर्डर को शिपर की ओर से कार्य करने के लिए अधिकृत करता है। रूटिंग, हैंडलिंग और दस्तावेज़ीकरण निर्देश शामिल हैं।
US निर्यात के लिए अपना AES/ITN नंबर शामिल करें। SLI आपका पेपर ट्रेल है यदि बुकिंग के साथ कुछ गलत हो जाता है।
शिपमेंट प्रकार के अनुसार दस्तावेज़
विभिन्न शिपमेंट प्रकारों के लिए मुख्य छह के अलावा अतिरिक्त दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है। नीचे अपना शिपमेंट प्रकार चुनें।
फुल कंटेनर लोड (FCL)
मानक डोर-टू-डोर कंटेनर शिपमेंट। शिपर लोड करता है, कंसाइनी अनलोड करता है।
VGM डिक्लेरेशन (SOLAS)
2016 से अनिवार्य। सत्यापित ग्रॉस मास के बिना कंटेनर लोड नहीं होगा। Method 1 (पूर्ण कंटेनर वजन) या Method 2 (सभी वस्तुओं का योग + tare)।
कंटेनर इंस्पेक्शन रिपोर्ट
लोडिंग से पहले कंटेनर की स्थिति का फोटो-दस्तावेज़। क्षति दावों से बचाता है। फर्श, दीवारें, छत, दरवाजे की सील, और CSC प्लेट की जांच करें।
सील लॉग
B/L और कंटेनर इंस्पेक्शन रिपोर्ट पर सील नंबर रिकॉर्ड करें। C-TPAT और AEO शिपमेंट के लिए उच्च-सुरक्षा सील (ISO 17712) आवश्यक है।
लोडिंग प्लान / स्टोवेज प्लान
कार्गो प्लेसमेंट, वजन वितरण, और सुरक्षित करने की विधि दिखाता है। भारी कार्गो या मिश्रित लोड के लिए कुछ कैरियर द्वारा आवश्यक। Hansatic इसे स्वचालित रूप से जेनरेट करता है।
दस्तावेज़ समयरेखा — कब क्या तैयार करना है
समय ही सब कुछ है। यहां बताया गया है कि आपके शिपमेंट माइलस्टोन के सापेक्ष प्रत्येक दस्तावेज़ कब तैयार होना चाहिए।
बुकिंग (ETD से 2–4 सप्ताह पहले)
SLI, कार्गो बीमा, DG डिक्लेरेशन (यदि लागू हो), तापमान अनुरोध (रीफर), बुकिंग पुष्टि
प्री-शिपमेंट (ETD से 1–2 सप्ताह पहले)
कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन, फाइटोसैनिटरी सर्टिफिकेट, हेल्थ सर्टिफिकेट, SDS
लोडिंग दिवस
VGM डिक्लेरेशन, कंटेनर इंस्पेक्शन रिपोर्ट, सील लॉग, DG पैकिंग सर्टिफिकेट, लोडिंग प्लान, PTI रिपोर्ट (रीफर)
पोस्ट-शिपमेंट (ETD के 1–3 दिन बाद)
बिल ऑफ लेडिंग (ड्राफ्ट → फाइनल), ISF फाइलिंग (US आयात, लोडिंग से 24 घंटे पहले), AES/EEI फाइलिंग (US निर्यात)
प्री-अराइवल (ETA से पहले)
अराइवल नोटिस, कस्टम एंट्री, शुल्क भुगतान, डिलीवरी ऑर्डर, फ्यूमिगेशन सर्टिफिकेट (यदि आवश्यक हो)
5 दस्तावेज़ गलतियां जो आपको पैसे खर्च कराती हैं
ये वे त्रुटियां हैं जो हम फ्रेट फॉरवर्डर्स को हर सप्ताह निपटाते हुए देखते हैं। सभी रोकथाम योग्य।
B/L और इनवॉइस विवरण बेमेल
B/L पर माल का विवरण कमर्शियल इनवॉइस से शब्द-दर-शब्द मेल खाना चाहिए। यहां तक कि मामूली अंतर ("प्लास्टिक पार्ट्स" बनाम "प्लास्टिक कंपोनेंट्स") कस्टम होल्ड या LC अस्वीकृति को ट्रिगर कर सकते हैं। हमेशा कॉपी-पेस्ट करें, कभी पुनः टाइप न करें।
गुम या गलत HS code
गलत HS code का मतलब गलत शुल्क दर है। यदि कस्टम इसे पकड़ लेता है, तो आप अंतर और जुर्माना का भुगतान करते हैं। यदि वे इसे नहीं पकड़ते हैं, तो आप तकनीकी रूप से कस्टम धोखाधड़ी कर रहे हैं। अपने मूल देश के टैरिफ शेड्यूल का नहीं, गंतव्य देश के टैरिफ शेड्यूल का उपयोग करें।
VGM देर से या बिल्कुल जमा नहीं किया गया
VGM नहीं = कंटेनर अगले जहाज़ तक रोल हो जाता है। सत्यापित ग्रॉस मास के बिना टर्मिनल इसे नहीं छूएगा। कुछ टर्मिनल मूल गेट-इन तारीख से स्टोरेज चार्ज करते हैं जबकि आप VGM फाइल करने के लिए जद्दोजहद कर रहे हैं।
सर्टिफिकेट ऑफ ओरिजिन वैधीकृत नहीं
कुछ देशों (मध्य पूर्व, अफ्रीका और एशिया के कुछ हिस्से) को मूल देश में अपने दूतावास द्वारा CO को वैधीकृत करने की आवश्यकता होती है। इसमें 1–2 सप्ताह लग सकते हैं। यदि आप इसे चूक जाते हैं, तो कार्गो गंतव्य बंदरगाह पर demurrage अर्जित करते हुए बैठता है।
US आयात के लिए ISF देर से फाइल किया गया
Importer Security Filing को US के लिए बाध्य जहाज़ पर कार्गो लोड होने से 24 घंटे पहले जमा किया जाना चाहिए। देर से फाइलिंग = प्रति घटना $5,000 जुर्माना। "मुझे नहीं पता था" एक बचाव नहीं है — CBP ने इसे 10,000 बार सुना है।
शिपिंग दस्तावेज़ — अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
आपकी अगला कंटेनर, पूरी तरह लोड किया गया।
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