Liste de contrôle des documents d'expédition
Tous les documents dont vous avez besoin pour le fret maritime — organisés par type d'envoi, avec délais et parties responsables
L'absence d'un document retarde votre expédition de plusieurs jours. L'absence du mauvais document bloque votre cargaison en douane. Cette liste de contrôle couvre tous les documents pour les envois FCL, LCL, reefer, marchandises dangereuses et multimodaux — qui le prépare, qui le reçoit et quand il est dû.
8–12
Documents par FCL
Documentation incomplète
Cause la plus fréquente de retards
3–7 jours
Blocage douanier moyen
Documents essentiels — Requis pour chaque expédition
Ces six documents sont requis pour pratiquement toutes les expéditions de fret maritime, quels que soient les Incoterms ou le type de marchandise.
Connaissement (B/L)
Preuve légale de l'expédition. Requis pour la libération de la cargaison à destination. Le B/L original doit être restitué ; le SWB libère sur présentation de l'identité du destinataire.
Vérifiez trois fois l'orthographe du destinataire — un seul caractère erroné et la banque rejette votre présentation de crédit documentaire.
Facture commerciale
Valorisation douanière, calcul des droits et conditions de paiement entre acheteur et vendeur. Doit correspondre exactement à la description du B/L.
Le code SH sur la facture doit correspondre au code SH sur la liste de colisage et la déclaration en douane — les divergences déclenchent des audits.
Liste de colisage
Détail article par article de la cargaison : nombre de colis, dimensions, poids, marques. Utilisée par la douane, le terminal et le destinataire pour vérifier la livraison.
Incluez le poids net, le poids brut et le CBM par ligne — pas seulement les totaux. Les entrepôts CFS en ont besoin pour planifier le dépotage.
Certificat d'origine (CO)
Prouve le lieu de fabrication des marchandises. Requis pour les taux de droits préférentiels dans le cadre des ALE. Certains pays exigent des copies légalisées ou apostillées.
Vérifiez si le pays de destination accepte un CO auto-certifié ou exige un cachet de la chambre de commerce. L'UE utilise l'EUR.1 ; l'ACEUM utilise le certificat CUSMA.
Certificat d'assurance marchandises
Couvre la perte ou les dommages de la cargaison pendant le transit. Les Incoterms CIF/CIP exigent que le vendeur le fournisse. L'assurance maritime couvre généralement 110% de la valeur facturée.
La clause Institute Cargo Clause A couvre tous risques. La clause C ne couvre que les risques nommés. Vérifiez les exigences de votre crédit documentaire — les banques rejettent souvent la clause C.
Lettre d'instructions de l'expéditeur (SLI)
Autorise le transitaire à agir au nom de l'expéditeur. Contient les instructions d'acheminement, de manutention et de documentation.
Incluez votre numéro AES/ITN pour les exportations américaines. Le SLI est votre trace écrite en cas de problème avec la réservation.
Documents par type d'envoi
Différents types d'envoi nécessitent des documents supplémentaires au-delà des six essentiels. Sélectionnez votre type d'envoi ci-dessous.
Conteneur complet (FCL)
Expédition standard en conteneur porte-à-porte. L'expéditeur charge, le destinataire décharge.
Déclaration VGM (SOLAS)
Obligatoire depuis 2016. Le conteneur ne sera pas chargé sans masse brute vérifiée. Méthode 1 (peser le conteneur complet) ou Méthode 2 (somme de tous les articles + tare).
Rapport d'inspection du conteneur
Photographiez l'état du conteneur avant le chargement. Protège contre les réclamations pour dommages. Vérifiez le plancher, les parois, le toit, les joints de porte et la plaque CSC.
Registre des scellés
Enregistrez le numéro de scellé sur le B/L et le rapport d'inspection du conteneur. Scellés haute sécurité (ISO 17712) requis pour les envois C-TPAT et OEA.
Plan de chargement / Plan d'arrimage
Indique le placement de la cargaison, la répartition du poids et la méthode de saisissage. Requis par certains transporteurs pour les cargaisons lourdes ou mixtes. Hansatic génère ceci automatiquement.
Calendrier des documents — Quand préparer quoi
Le timing est crucial. Voici quand chaque document doit être prêt par rapport aux étapes clés de votre expédition.
Réservation (2–4 semaines avant ETD)
SLI, assurance marchandises, déclaration DG (le cas échéant), demande de température (reefer), confirmation de réservation
Pré-expédition (1–2 semaines avant ETD)
Facture commerciale, liste de colisage, certificat d'origine, certificat phytosanitaire, certificat sanitaire, FDS
Jour de chargement
Déclaration VGM, rapport d'inspection du conteneur, registre des scellés, certificat d'emballage DG, plan de chargement, rapport PTI (reefer)
Post-expédition (1–3 jours après ETD)
Connaissement (brouillon → final), dépôt ISF (importations US, 24h avant chargement), dépôt AES/EEI (exportations US)
Pré-arrivée (avant ETA)
Avis d'arrivée, déclaration en douane, paiement des droits, bon de livraison, certificat de fumigation (si requis)
5 erreurs documentaires qui vous coûtent de l'argent
Ce sont les erreurs que les transitaires gèrent chaque semaine. Toutes évitables.
Divergence entre description B/L et facture
La description des marchandises sur le B/L doit correspondre mot pour mot à la facture commerciale. Même des différences mineures (« pièces en plastique » vs « composants en plastique ») peuvent déclencher des blocages douaniers ou des rejets de crédit documentaire. Copiez-collez toujours, ne retapez jamais.
Code SH manquant ou erroné
Mauvais code SH signifie mauvais taux de droits. Si la douane le détecte, vous payez la différence plus des pénalités. Si elle ne le détecte pas, vous commettez techniquement une fraude douanière. Utilisez le tarif du pays de destination, pas celui de votre pays d'origine.
VGM soumis en retard ou pas du tout
Pas de VGM = conteneur roulé au prochain navire. Le terminal n'y touchera pas sans masse brute vérifiée. Certains terminaux facturent le stockage à partir de la date d'entrée initiale pendant que vous vous démêlez pour déposer le VGM.
Certificat d'origine non légalisé
Certains pays (Moyen-Orient, parties de l'Afrique et de l'Asie) exigent que le CO soit légalisé par leur ambassade dans le pays d'origine. Cela peut prendre 1–2 semaines. Si vous le manquez, la cargaison reste au port de destination en accumulant des surestaries.
ISF déposé en retard pour les importations US
L'Importer Security Filing doit être soumis 24 heures avant le chargement de la cargaison sur un navire à destination des États-Unis. Dépôt tardif = pénalité de 5 000 $ par occurrence. « Je ne savais pas » n'est pas une défense — le CBP l'a entendu 10 000 fois.
Documents d'expédition — FAQ
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